Academias, escolas, shoppings, aeroportos, condomínios, indústrias, jardins — o que esses espaços têm em comum? São áreas de grande circulação, onde as pessoas trabalham, estudam e convivem de alguma forma. Por isso, são locais que exigem um cuidado redobrado com a limpeza e conservação.
Se você é responsável por algum desses espaços, deve saber que a atenção com esses fatores é constante. Mas qual é a importância disso para a instituição? Como formar uma equipe de limpeza eficiente e garantir um padrão de qualidade nos serviços?
E quanto à terceirização? É uma alternativa vantajosa? Como avaliar um bom prestador de serviços de limpeza e conservação? É sobre esses temas que vamos conversar hoje.
Continue a leitura e descubra o que pode ser feito para garantir que o ambiente sob sua responsabilidade esteja limpo e bem organizado, de acordo com as expectativas do seu público e da instituição. Confira!
Qual a real importância dos serviços de limpeza e conservação?
Nenhum ser humano deveria ser obrigado a frequentar um local sem as condições ideais para a preservação de sua saúde, segurança e bem-estar. Isso envolve os cuidados com a limpeza e conservação do ambiente em que as pessoas estudam, trabalham, realizam suas atividades e convivem no dia a dia.
Mas não é só isso. Quando falamos sobre qualquer empreendimento que concentra a presença e a circulação de uma grande quantidade de pessoas, essa cautela ganha outras dimensões.
Entenda a importância de uma conservação cuidadosa:
Contribui para a manutenção do padrão de serviços e produtividade
O primeiro aspecto que torna a limpeza e conservação importantíssimos é a manutenção do padrão de serviços do empreendimento. Geralmente, essas atividades não interferem diretamente nas atividades operacionais do local, mas influenciam na percepção do ambiente.
Salas de aula que não foram devidamente higienizadas, por exemplo, não impedem um professor de continuar com as aulas. Porém, o incômodo causado pela situação deixa o ambiente desagradável para funcionários e ainda interfere na produtividade dos alunos.
Basta ver a sensação de desânimo e cansaço que sentimos em um local mal iluminado e desorganizado. De forma contrária, um ambiente limpo, arejado, iluminado e bem conservado promove uma disposição diferente, trazendo impacto sobre a produtividade.
E não se trata apenas de um efeito psicológico, embora ele seja muito importante. Limpeza e organização ajudam os funcionários a encontrarem documentos, objetos e ferramentas com facilidade, fazendo com que as tarefas do cotidiano sejam realizadas rapidamente.
Gera uma avaliação a respeito da atuação dos administradores
Qual é a percepção que os condôminos têm de um síndico quando os espaços comuns são mal cuidados, não apresentam o nível de limpeza adequado, os objetos desgastados não são substituídos e a portaria não funciona bem, deixando os moradores vulneráveis?
Ou o que o público de um aeroporto ou de um shopping center dirá a respeito da administração quando os banheiros estão permanentemente sujos e malcheirosos, o lixo não é recolhido na periodicidade necessária, os vidros, espelhos e outros elementos de design vivem manchados e a área verde está abandonada?
Os usuários dessas edificações — seja um público externo ou interno — serão impactados negativamente pela falta de conservação do ambiente. E a primeira atitude é colocar em dúvida se aquela instituição é realmente a mais adequada para a prestação do serviço desejado.
Interfere na imagem da instituição
Outra questão a ser considerada é a imagem da empresa. A tão desejada credibilidade dificilmente será conquistada quando há um ambiente desorganizado, mal higienizado ou com falhas na manutenção.
Isso vale especialmente para organizações como indústrias, aeroportos, instituições de ensino, entre outras. A imagem tem um papel fundamental na construção da credibilidade de uma marca ou serviço. Portanto, ela deve ser uma questão prioritária.
O mesmo vale para shoppings, aeroportos, supermercados, academias. Afinal, são espaços onde as pessoas circulam e gostam de ver tudo devidamente limpo e organizado.
Em ambientes que lidam com alimentos, esse cuidado precisa de muito mais atenção. A presença de sujeira ou até mesmo a detecção de parasitas ou animais perniciosos, além de apresentar riscos à segurança alimentar, pode arruinar a reputação de um estabelecimento.
Vale lembrar que, hoje, todas as pessoas andam com uma filmadora em mãos. Uma foto de uma barata na prateleira da lanchonete pode viralizar rapidamente, causando enormes prejuízos à empresa.
E isso não acontece somente em supermercados e restaurantes. Imagine a impressão que o cliente tem se, ao frequentar uma academia — um local procurado para cuidar da saúde — ele percebe que o ambiente não apresenta condições mínimas de higiene ou os equipamentos oferecem qualquer tipo de risco aos clientes?
Não é difícil perceber que essas situações podem provocar danos praticamente irreversíveis à imagem de uma organização — ou exigir muito trabalho até que eles sejam minimizados.
Envolve questões relacionadas à segurança
Também não podemos deixar de destacar a questão da segurança. Uma manutenção inadequada coloca em risco as pessoas que utilizam aquele ambiente. Qualquer acidente causado por falhas na conservação acarretará punições, comprometendo o funcionamento ou a sobrevivência da organização.
Como montar uma equipe de limpeza e conservação?
Agora que você já entendeu a importância de manter um serviço de limpeza e conservação adequado, vamos à prática. Como sua empresa pode montar uma equipe eficiente para atingir esse objetivo?
Confira os principais requisitos:
1. Trabalhe com mão de obra qualificada
O tempo em que os serviços de limpeza e conservação eram realizados por trabalhadores desqualificados para reduzir custos ficou no passado. Hoje, as empresas querem resultados — e isso se faz com a contratação de profissionais especializados.
A certificação é um requisito muito importante que diferencia o funcionário e garante seu espaço no mercado. O documento habilita o especialista para exercer funções específicas ou para trabalhar com produtos químicos e equipamentos de alta tecnologia, por exemplo.
O conhecimento técnico sobre produtos e equipamentos é fundamental nesse processo, pois permite que o profissional execute o serviço da melhor forma possível, em um tempo reduzido e sem causar danos ao patrimônio alheio e em total segurança.
Pode parecer apenas um detalhe, mas a simples utilização de um produto de limpeza inadequado para determinado piso pode provocar um imenso prejuízo.
Por isso, a qualificação da mão de obra — e sua permanente capacitação — é fundamental para a prestação de um serviço de qualidade.
2. Cuide da postura profissional da equipe
E não basta ter apenas do conhecimento técnico. Apresentar uma postura profissional adequada também é essencial.
Os funcionários responsáveis pela limpeza e conservação de um ambiente devem saber a forma de entrar em um local e exercer suas funções interferindo o mínimo possível na rotina das pessoas que circulam ali.
É importante ser prestativo, mas exercer suas atividades com discrição. Em nenhum momento deve haver qualquer atitude intrusiva que cause desconforto às pessoas que convivem naquele ambiente.
3. Conheça as normas específicas para o seu setor
Existem normas referentes ao funcionamento e à manutenção de determinados ambientes. Um exemplo clássico é o dos hospitais. Para atender a essas necessidades, é preciso conhecê-las minuciosamente.
Em alguns casos, um único descuido pode causar não só falhas no atendimento, mas também colocar em risco os funcionários e as pessoas que utilizam o espaço.
Também é importante ter atenção a questões como o período relacionado à inspeção predial e a preparação para essa vistoria. Dessa forma, evita-se a deterioração das instalações e as manutenções necessárias para evitar a depreciação do patrimônio são realizadas no tempo certo.
4. Entenda a rotina do local
O objetivo dos serviços de limpeza e conservação é garantir que o espaço esteja perfeitamente conservado, mas sem interferir na rotina das pessoas.
Portanto, os horários e a periodicidade das tarefas — ou seja, a rotina de limpeza — devem ser estabelecidos de acordo com esse fluxo. Um planejamento adequado garante não só o conforto das pessoas que circulam, mas a própria produtividade da equipe.
Vamos exemplificar com uma situação bem simples: se o maior fluxo de saída moradores de um edifício é entre 6:30 e 7:30 ou 8:00 horas — esses não são os melhores horários para limpar o saguão.
Além de incomodar os moradores — e com do risco de quedas por conta do piso molhado —, o próprio funcionário levará mais tempo para realizar a tarefa. Ele precisará interrompê-la a todo momento para a passagem de um morador, além de refazer trechos porque alguém passou enquanto o chão estava úmido.
5. Proteja os funcionários
Muitas vezes, o trabalho de limpeza e conservação envolve riscos. Ele pode exigir a manipulação de produtos químicos ou a utilização de escadas para higienizar áreas mais altas ou até para a troca de lâmpadas.
Por isso, é imprescindível contar com procedimentos de segurança adequados e o uso de Equipamentos de Proteção Individual (EPI) e Coletiva (EPC), indicados para cada caso.
Vale lembrar que os contratantes não são apenas responsáveis por fornecer esses equipamentos e assegurar que eles estejam em bom estado — é preciso garantir que eles serão utilizados pelos funcionários.
Na indústria, quando o procedimento exigir a manipulação de máquinas, é necessário o auxílio de um técnico responsável para indicar o procedimento mais seguro e assegurar que tudo aquilo que envolve riscos esteja devidamente desligado — para evitar acidentes de trabalho.
6. Estabeleça procedimentos adequados
A produtividade e a qualidade do trabalho de uma equipe de limpeza e conservação está relacionada com os procedimentos adotados.
Em muitas organizações, há manuais ensinando os funcionários como eles devem realizar cada atividade, garantindo um resultado melhor e em um tempo menor.
A padronização também é importante porque garante a mesma qualidade na prestação do serviço — independentemente do profissional que realizou a atividade. Portanto, os funcionários devem seguir essas orientações a fim de garantir a satisfação dos frequentadores.
7. Invista em treinamento permanente
Mesmo quando os usuários do espaço estiverem satisfeitos, é importante manter uma performance de alto nível para surpreender positivamente.
Portanto, o treinamento constante é uma forma de treinar os novos colaboradores e aperfeiçoar os funcionários antigos da casa, promovendo a excelência dos serviços.
É possível atender todos os padrões de qualidade?
Todo o trabalho deve ser organizado para se adaptar aos padrões e procedimentos exigidos para a área de atuação. Por isso, os responsáveis devem conhecer essas orientações e saber como capacitar a equipe para cumpri-las.
Essa condição é essencial tanto para as organizações que optam por manter uma equipe de limpeza externa, quanto para aquelas que escolhem a terceirização de facilities. Vejamos alguns exemplos:
Todos sabemos que um ambiente precisa ser limpo. Com conhecimento amador, é até possível manter a limpeza em um ambiente de pequeno porte, como um escritório. Provavelmente haverá falhas de conservação, mas é uma situação relativamente sustentável (embora não recomendável).
No entanto, a conservação de outros locais exige um conhecimento profissional e especializado. É o caso dos hospitais, que devem atender a padrões sanitários rígidos e atender diversas normas de segurança.
Os procedimentos realizados devem seguir normas legais e sanitárias, e o ambiente precisa contar com dispositivos específicos e orientações técnicas — até mesmo para atividades que seriam consideradas simples em outros locais, como o descarte do lixo.
Em um hospital, a realização dessa tarefa exige uma série de cuidados para evitar riscos tanto para quem manipula esses materiais, quanto para o meio-ambiente. Trata-se de uma responsabilidade muito grande.
O mesmo vale para os supermercados. Esse tipo de estabelecimento possui áreas críticas — e a falta de conservação adequada pode interferir na segurança alimentar e afetar os consumidores. Áreas como a seção de frigoríficos merecem uma atenção especial. O excesso de umidade pode dificultar a conservação dos alimentos, colocando em risco a saúde dos clientes.
Um serviço profissional conhece todas essas demandas e necessidades. A elaboração de uma diretriz apropriada para os procedimentos consegue conter ameaças e reduz custos não só com produtos e mão de obra, mas evita prejuízos causados pela perda de alimentos ou problemas relacionados à imagem do estabelecimento e à saúde dos usuários e trabalhadores.
Existe também a questão da sustentabilidade cada vez mais em pauta dos dias atuais. Uma das principais preocupações é quanto ao uso consciente da água. No verão, por exemplo, recomenda-se que seja utilizada uma quantidade menor desse recurso na limpeza industrial.
Um serviço profissional conhece essas demandas sazonais e sabe orientar seus funcionários para executar as atividades de acordo com as recomendações apropriadas.
Portanto, respondendo à pergunta que deu origem a este tópico, concluímos que sim, é possível atender todos os padrões de qualidade.
No entanto, para que isso aconteça, é preciso contar com muita informação, estabelecer os procedimentos adequados e garantir a capacitação dos funcionários para realizar as atividades da forma apropriada.
É muito mais provável ter esse resultado quando essas atividades são delegadas a empresas especializadas. Elas desenvolvem um trabalho de limpeza e conservação realmente profissional, baseado em normas e padrões e contam com anos de experiência no atendimento a diversos setores da economia.
Ao contratar uma empresa terceirizada, uma empresa pode ter vantagens como:
- contratação indireta (terceirização) de funcionários, com a delegação da administração dos recursos humanos;
- menor custo;
- especialização da equipe;
- delegação das atividades relacionadas à composição de escalas de trabalho;
- tranquilidade em relação ao cumprimento de encargos sociais e pagamento de impostos;
- garantia de treinamento constante dos profissionais;
- recomposição da equipe em caso de ausências, licenças médicas ou férias de funcionários;
- orientação e supervisão realizada por profissionais especializados;
- fornecimento de equipamentos e materiais de limpeza;
- fornecimento de EPIs e cumprimento de medidas relacionadas à segurança do trabalhador pela empresa terceirizada;
- profissionalismo;
- avaliação objetiva e acompanhamento dos resultados.
O que avaliar em uma empresa terceirizada de limpeza?
Conforme dissemos, a principal forma de obter a qualidade desejada é por meio da contratação de uma empresa especializada, ou seja, por meio da terceirização.
No entanto, é fundamental avaliar criteriosamente a terceirizada antes da contratação — e também no período de prestação de serviços, para assegurar o cumprimento de todas as exigências referentes ao setor.
Para ajudá-lo nessa tarefa, confira o checklist. Fique de olho nesses itens e garanta a contratação de um prestador eficiente e confiável:
1. Investigue a empresa
A palavra pode parecer forte, mas é isso mesmo: uma investigação. É preciso avaliar até mesmo a documentação da empresa, para assegurar que ela tem condições de realizar o serviço que oferece.
Um aspecto que merece uma atenção especial é o cumprimento das obrigações trabalhistas. De acordo com a lei, se a terceirizada falhar nesse aspecto, a responsabilidade pode recair sobre a sua empresa.
Portanto, é o seu direito e dever exigir documentação comprobatória de que a terceirizada realmente cumpre seu papel no pagamento correto de salários, benefícios e recolhimento de obrigações trabalhistas.
2. Verifique os padrões que ela se propõe a cumprir
O que é um bom serviço? Essa ideia pode variar muito. Cliente e contratada podem ter concepções completamente diferentes de qualidade. Por isso, é fundamental checar esse item ao avaliar uma empresa terceirizada.
Descubra quais são os padrões de qualidade ou normas ISO que ela se propõe a cumprir. Desta forma, você pode saber se as suas expectativas em relação à empresa são condizentes com o que ela oferece ou se é melhor procurar outras prestadoras.
3, Busque referências
No papel e na proposta, uma terceirizada pode ser excelente. Porém, quem realmente vai dizer se o serviço executado tem a qualidade prometida são os seus atuais e antigos clientes.
Por isso, não tenha medo de buscar essas referências. Preste atenção também ao porte da instituição que presta essas informações, que precisa ser compatível com o da sua organização.
Uma terceirizada pode realmente ter toda a estrutura necessária para cuidar de facilities de empresas, condomínios ou espaços menores. Porém, para atender a grandes indústrias e organizações, talvez ela não seja a mais recomendada.
4. Exija a capacitação dos colaboradores
Não nos cansamos de repetir: qualidade e profissionalismo caminham juntos. Portanto, a terceirizada não pode ser uma empresa que acredita que seus quadros podem ser preenchidos com mão de obra desqualificada.
Assegure-se de que, tanto ao ingressar na empresa quanto ao longo de sua permanência, os funcionários sejam permanentemente capacitados. Eles devem ser instruídos sobre os procedimentos gerais e também sobre as normas específicas de determinados setores.
5. Analise o SLA proposto
O SLA, ou Service Level Agreement, é um acordo no qual a terceirizada descreve minuciosamente os serviços a serem executados, a frequência e até mesmo o nível de qualidade esperado para essas atividades.
Em outras palavras, é o documento que define, de fato, o que as duas partes entendem como um nível de qualidade satisfatório para a prestação de serviços.
Por isso, ele deve ser elaborado após uma visita do responsável pela terceirizada ao local onde os serviços serão executados. A partir dessa observação, o funcionário listará tudo o que é necessário para manter o ambiente de acordo com as expectativas do cliente, como quantidade de funcionários, escalas de serviços etc.
A elaboração do documento deve ser cuidadosa, e as atividades extremamente detalhadas, garantindo que todos saibam como e quando as tarefas e rotinas de limpeza serão realizadas.
Caso essas exigências não sejam atendidas pela terceirizada, o descumprimento do SLA é um motivo para a rescisão do contrato sem qualquer punição para a contratante.
6. Verifique condutas e procedimentos
Além das definições referentes à execução das tarefas, é importante verificar se a empresa adota e exige que seus funcionários cumpram alguns procedimentos que contribuem para a segurança do local. Uma dessas condições é a uniformização da equipe e a devida identificação dos funcionários.
Esse cuidado é essencial para a segurança de ambientes como condomínios, além de impedir que pessoas não autorizadas tenham acesso a dados sigilosos e áreas restritas, por exemplo, onde até mesmo segredos industriais podem ser colocados em risco.
7. Analise as garantias oferecidas
A ausência de determinados funcionários pode prejudicar — e muito — o andamento das atividades em espaços coletivos. Alguns postos, como as portarias e outras atividades relacionadas à segurança, jamais podem ficar descobertos.
Por isso, antes de contratar uma terceirizada, é fundamental verificar quais são as garantias que ela oferece nessas situações. É importante descobrir qual é o procedimento para a reposição de funcionários para não deixar sua organização vulnerável.
A limpeza e conservação de um espaço são fundamentais para garantir o padrão de serviços do empreendimento, garantir uma boa imagem e melhorar a credibilidade da instituição, além de contribuir para o bem-estar e a produtividade dos funcionários.
A organização desse trabalho exige muita dedicação, conhecimento e profissionalização — justamente o que uma empresa terceirizada de limpeza pode oferecer aos seus clientes.
Entendeu como é importante cuidar da limpeza e conservação de um ambiente? Quer saber mais sobre o assunto e ter acesso a conteúdos como esse? Você pode ter tudo isso em seu e-mail. Gostou da ideia? Então assine agora mesmo a nossa newsletter e receba as atualizações na sua caixa de entrada.
