O plano de manutenção predial é o documento em que é escrito o cronograma da manutenção preventiva de um prédio. Entre os setores que são averiguados neste cronograma estão: sistema contra incêndio, encanamento, sistema elétrico, entre outros.
Esses planejamentos têm o objetivo de conferir regularmente o funcionamento dos equipamentos do edifício, para assim evitar falhas no sistema que poderiam provocar incômodo aos frequentadores do prédio, ou pior, colocar em risco a segurança dos mesmos.
Mesmo com a importância desses planos para a segurança e conforto das pessoas, muitos gestores ainda ficam confusos na hora de criar o planejamento. O documento varia de prédio para prédio, por isso não existe uma receita oficial e intocável para a construção de um planejamento de manutenção. Mas existem alguns pontos que devem sempre estar no cronograma.
Se quer saber como fazer um planejamento de manutenção predial adequado e funcional, continue conosco.
Essenciais
Antes de começarmos nosso guia, identificamos duas coisas que são essenciais para o planejamento: os planos para emergências.
1. Planos para emergências
O propósito de um cronograma, é fazer o trabalho na medida certa – não muitas vezes a ponto de acabar com seu orçamento e endividando o prédio; nem muito pouco a ponto de experienciar falhas no equipamento de repente.
Porém, mesmo com uma boa manutenção preventiva, sempre se deve ter um plano B, caso o inesperado aconteça. Ter um plano de emergência em seu documento é de vital importância para minimizar os danos causados e garantir segurança e conforto para os ocupantes.
Por falar em segurança, no documento deve estar explícito as áreas de risco do prédio e o limite de acesso às mesmas.
2. Orçamento
Todo plano de manutenção deve ter seu orçamento redigido claramente e o custo de conserto e/ou substituto dos equipamentos. Todo equipamento tem uma validade de vida, essa validade deve ser considerada a partir do primeiro ano de uso do equipamento, mesmo que a expectativa de vida seja, cinco, dez ou vinte anos. Salvar um pouco em uma conta especial apenas para emergências todos os meses, pode salvar sua vida, evitando que você precise juntar uma enorme quantidade de dinheiro no último minuto caso o inesperado aconteça.
Guia de planejamento
Agora passemos a criação do plano de manutenção predial.
1° passo
Antes de tudo você deve saber quais setores do seu prédio precisam de atenção imediata. Decida-se sobre as prioridades, assim como sobre o que será feito a respeito e quais as suas metas para elas. Todo prédio tem metas que deseja alcançar e essas metas vão ditar todas as decisões.
Qual é o seu objetivo? Cortar custos? Prevenir falhas elétricas? Aumentar a segurança na portaria? Proteger equipamentos que não podem ser substituídos facilmente?
Quando as prioridades estiverem resolvidas, passe para os outros componentes do cronograma.
Nessa etapa você deve incluir instruções explícitas no plano, de forma que os colaboradores entendam todo o processo, para facilitar a vida de quem quer que vá fazer o serviço e permitir que o plano atinja o resultado desejado.
2° passo
O planejamento deve indicar o nível de habilidade dos colaboradores ao cuidar de cada sessão. Essa informação garantirá a contratação de trabalhadores capazes de lidar com o que vier.
Dependendo do seu arranjo organizacional, você pode apontar um membro da equipe de manutenção para cada área do prédio.
Enquanto isso, é inteligente separar e organizar as atividades que sua equipe interna não tem o conhecimento adequado para fazer, sendo essas atividades necessitadas de trabalhadores terceirizados e especializados.
3° passo
Crie KPIs!
É difícil saber se uma estratégia está funcionando se você não consegue medir seus resultados. Por isso existem variados tipos de KPIs para medir a performance do seu prédio.
Alguns deles são: porcentagem de manutenções críticas ocorridas, porcentagem de manutenções planejadas, efetividade de equipamentos, quantidade de tempo entre uma falha e outra, etc.
Quando decidir quais KPs você usará, deverá se comprometer a analisá-los e medi-los. O cronograma só funcionará se você coletar, analisar e entender essas porcentagens e saber agir para melhorá-las quando necessário.
Dessa forma, você saberá se está alcançando seus objetivos e onde e quais são suas forças e fraquezas no gerenciamento do prédio.
4° passo
Outra dica bacana é montar um sistema de doações. Para isso você deve deixar bem claro para todo o prédio, suas metas, habilidades dos trabalhadores, necessidades, como melhorar a manutenção, como as pessoas podem reagir a essas mudanças e o que é necessário para executar as estratégias formuladas.
Seja completamente sincero nessa parte, quem tiver vontade de ajudar tem que fazer isso totalmente ciente de para onde seu dinheiro está indo.
5º passo
Conte e anote as sobras no plano. Para uma manutenção preventiva eficiente, você deve comprar algumas peças de antemão para determinados aparelhos. Mesmo que demorem a ser usadas, é melhor ter a mão do que ter que se desdobrar para consegui-las em uma emergência.
Ao anotar as peças sobrantes, você é capaz de economizar muito no seu orçamento, já que não correrá o risco de comprar peças repetidas.
6° passo
Por fim, analise o que falhou!
A construção de um planejamento de manutenção predial é uma tarefa que nunca termina. Afinal, sempre há espaço para melhoras. Use os dados que você conseguiu para entender quais estratégias funcionaram e as que falharam.
Alguma estratégia não atingiu as expectativas? O que causou essa falha? Falta de equipamentos? Falta de profissionais adequados? Falta de comunicação entre as equipes? Você pulou alguma parte do cronograma?
Analise os resultados e então… comece de novo!
Conclusão
A essa altura você já deve ter compreendido a importância do planejamento de manutenção predial, não é? Esse plano ajuda não apenas na economia do orçamento, mas também na segurança dos ocupantes do edifício.
Tenha certeza de oferecer treinamentos regulares para a sua equipe também. Não adianta você saber o que precisa ser feito, sem que seus trabalhadores não saibam como fazê-lo.
Agora você tem o que precisa para começar seu próprio e personalizado plano de manutenção!
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