Ser síndico não é uma tarefa simples. Assumir essa responsabilidade é garantir para si mesmo tarefas operacionais diárias, semanais, mensais e anuais que devem ser cumpridas para o funcionamento do seu condomínio. Sem falar nos deveres e responsabilidades para com os funcionários do prédio e os moradores.
Por conta de todas essas funções é importante saber delegar. Dividir essas tarefas é fundamental para que você não se sobrecarregue no serviço e descuide da sua saúde, além de acabar ficando sem nenhum momento de lazer.
Daremos algumas dicas de como delegar essas tarefas e conseguir um tempo extra para si mesmo.
Lista de Tarefas
Primeiramente, para conseguir delegar as tarefas, você precisa saber quais são elas. Como dissemos acima, o síndico assume várias obrigações em benefício do desempenho do condomínio.
Esses deveres são geralmente divididos de acordo com a prioridade, já que alguns devem ser feitos e verificados diariamente e outros podem ser conferidos só depois de alguns meses.
Esse sistema ajuda o síndico a não se atolar em trabalho e a não se concentrar em tarefas que não precisam de atenção imediata enquanto negligência tarefas urgentes.
São elas:
Tarefas diárias: Verificar a limpeza do hall de entrada, das escadas, portaria, do salão de festa e de jogos, salas de ginástica, e outros espaços de convivência do condomínio. Essa é uma tarefa diária, pois são locais de convivência e devem estar preparados e limpos toda vez que um condômino quiser utilizá-lo, não importa o horário.
Verificar o recolhimento do lixo, o funcionamento das câmeras de vídeo e gravação, do elevador, da filtragem da piscina e verificar vazamentos em canos e torneiras são tarefas que podem ser feitas a cada dois ou três dias, ou uma vez por semana. Alguns síndicos procrastinam estas atividades durante meses, mas isso é extremamente prejudicial tanto à estética e conforto do condomínio quanto para o custo de manutenção.
Falamos mais sobre essas manutenções preventivas, além de economias com a água, energia e limpeza em nosso texto “Como economizar na manutenção do condomínio”
Tarefas quinzenais: A cada duas semanas é recomendado verificar as ações de segurança. Verificar a carga e lacre dos extintores, dar uma palavra com os colaboradores para ver se eles não notaram nada de errado na semana anterior; se houver um parquinho para as crianças, deve-se verificar a segurança dos brinquedos, averiguando o encaixe e apertos dos parafusos, se há peças quebradas, desgastadas ou com algum risco aparente.
Em relação ao jardim, a manutenção ideal seria 2 vezes no mês incluindo poda, limpeza, controle de pragas e doenças, entre outros cuidados. Peça ao jardineiro para escolher um dia, semana sim, semana não para fazer isso.
Assumindo que o seu prédio tenha uma administradora, é bom acompanhar despesas e lançamentos feitos por ela também nesse tempo.
Tarefas mensais: Além do que se é esperado normalmente de um síndico, como notas fiscais e pagamento de funcionários, outra tarefa que deve ser realizada é o acompanhamento das inadimplências. O mesmo vale para verificação de atestados e o planejamento do orçamento de gastos do mês.
Verifique também as luzes de emergência caso não faça isso semanalmente e faça um treinamento com os colaboradores para emergências. Essa atitude em especial é muito importante. A cada dois ou três meses é recomendável também rever os contratos dos colaboradores e checar suas condições de trabalho.
Tarefas anuais: São diversas. Pagamento de impostos e acordos sindicais, despesas de 13º salário e seguro de vida dos funcionários, declarar o imposto de renda do condomínio, pedir para um profissional realizar a verificação da instalação de gás e o mesmo para os para-raios.
Além de todas essas, ainda pode acontecer tarefas ocasionais. Essas tarefas variam, pois são situações que devem ser resolvidas quando aparecerem e se aparecerem.
Administradora
Agora que foram esclarecidas todas as tarefas e deveres do síndico, ou quase todas, pois elas podem sim variar dependendo da situação do seu prédio, é hora de entender o que é uma Administradora e para que ela serve.
Uma Administradora é uma empresa terceirizada que auxiliará com o trabalho administrativo em relação ao condomínio e contará com um equipe especializada para tal.
Ela será quem vai cuidar de todo o trabalho burocrático, além de tomar conta de toda a gestão de funcionários e contas a pagar, convocações e assessoramento do síndico em assembleias, organizar o fluxo de caixa, o cálculo da folha de pagamento, indicação de fornecedores, fazer os balancetes e as cotas condominiais aos moradores, entre alguns outros serviços.
Um dos auxílios mais vantajosos que a Administradora traz é sem dúvida o apoio jurídico, pois a maioria possui uma equipe de advogados, sendo uma forma de deixar os moradores mais seguros caso precisem lidar com a justiça. Além disso, ela faz todo o controle de todas as documentações exigidas pela Receita Federal.
A Administradora também cuida da parte dos recursos humanos do prédio como, recrutamento de funcionários; atualização das fichas de registro dos funcionários e das suas carteiras profissionais; preenchimento de declarações de aposentadoria e outras declarações; controle de horas extras e outros serviços administrativos em relação aos colaboradores.
Lembrando que a Administradora não serve para substituir o trabalho do síndico, ela serve apenas para auxiliar e tirar um pouco da carga que ele carrega nos ombros, já que o síndico continua sendo o responsável legal pelo condomínio e é ele que estará com os funcionários todos os dias, convivendo com eles e ganhando sua confiança.
Além disso, o preço de uma Administradora varia e muito, dependendo das características do imóvel. Características que podem incluir o tamanho do condomínio; número de funcionários contratados; número de unidades; localização do condomínio na cidade e, talvez o mais determinante para a variação de preço, o valor da despesa mensal do condomínio.
Além disso, existem taxas extras que a Administradora pode cobrar, como, por exemplo, uma porcentagem do valor das arrecadações do condomínio. Outras empresas exigem o reembolso dos gastos com material de expediente ou fazem cobrança de 13º salário ao final do ano.
Por conta desses detalhes, é essencial que o síndico leia com atenção o contrato, além de tomar alguns cuidados como verificar a reputação da empresa, analisar os conhecimentos dos profissionais e considerar quais os serviços oferecidos, o tempo de mercado da empresa, se trocou de CNPJ várias vezes e quantos e quais clientes atende.
Grupo de Ajuda
Outra solução completamente sem custos para delegar tarefas seria formar um Grupo de Ajuda. Ou seja, eleger moradores do próprio condomínio para ser subsíndicos e auxiliá-lo em suas obrigações.
No entanto, o baixíssimo custo economizado em uma administradora pode custar caro para o condomínio, já que nem sempre os candidatos têm o conhecimento necessário de gerenciamento de pessoas e predial.
Dito isso, o ideal é que sejam escolhidos moradores que formem uma boa equipe, na qual um complementa o conhecimento do outro, preenchendo lacunas na administração. Por exemplo, um conhece legislação, outro tem experiência em obras, hidráulica, elétrica e pode gerenciar os funcionários da manutenção; outro pode ter conhecimento sobre finanças ou contabilidade e pode colaborar com orçamento do prédio e na análise da prestação de contas; outro pode ser bom negociador e lidar com fornecedores e assim por diante.
Essa é uma boa opção se você conseguir encontrar pessoas que realmente estejam engajadas com o condomínio e tenham tempo para se dedicar à função. Tome cuidado para não comprometer a segurança e o funcionamento do seu prédio só porque não quer economizar.
Terceirização
Agora um meio-termo entre o “gastar muito” e o “gastar nada”, com certeza a melhor solução, é a terceirização.
Empresas terceirizadas são especialistas nos serviços oferecidos, garantindo a satisfação do condomínio. Os profissionais terceirizados são constantemente treinados e aperfeiçoados, então você nunca precisaria se preocupar com a falta de qualidade de serviços de limpeza, manutenção, portaria, entre outros.
Além disso, esses funcionários são gerenciados e treinados pela empresa terceirizada, que cuida dos salários, direitos trabalhistas, contratação e demissão. Esse fato tira o grande peso que é lidar com toda a burocracia em relação aos colaboradores. Caso determinado funcionário não atenda às expectativas, o trabalho do síndico seria o de, apenas, solicitar a substituição do colaborador.
Podemos acrescentar ainda a conveniência no caso de férias e faltas de funcionários, em que a responsabilidade de substituir e treinar um colaborador para cobrir aquele ausente é da empresa terceirizadora — e os custos já estão previstos no contrato.
Outra vantagem da terceirização é que a prestadora de serviços será a fornecedora da tecnologia, ferramentas e máquinas necessárias à execução das funções contratadas, encarregando-se, inclusive, da manutenção desses utensílios.
A equipe fornecida já vem treinada no manejo de equipamentos e ferramentas específicas e dominam os recursos tecnológicos necessários ao desempenho da função.
Diferente da Administradora, essas empresas não cuidaram da parte burocrática, como o controle de orçamento, isso será inteiramente com você. No entanto, elas dão conta, de forma excepcional, de todas as tarefas diárias e quinzenais que mencionamos mais cedo neste texto. O que corta as preocupações do síndico pela metade.
Outra forma de terceirização muito comum hoje em dia é Portaria Virtual.
A Portaria Virtual é um novo sistema que substitui o porteiro presencial do prédio pela vigilância a distância. Através de câmeras de segurança e sistema de identificação de moradores, um funcionário da terceirizada monitora seu condomínio da central da empresa.
A implantação desse sistema culmina em muitas vantagens em relação à gestão de funcionários e economia de tempo do síndico. Além de todas as vantagens de uma terceirizada que já mencionamos acima, a portaria virtual visa acabar com eventuais erros humanos cometidos pelo porteiro e garantir uma economia no orçamento do prédio, obtido também pela redução do quadro de funcionários.
O melhor é que, para o visitante que está do lado de fora do prédio, fica imperceptível que se trata de uma pessoa se comunicando com ela a distância, parecendo realmente que há um porteiro na guarita.
Para saber mais sobre esse sistema veja nossos textos em que nos aprofundamos no assunto: “O que é portaria virtual e suas vantagens” e “Entenda a diferença entre Portaria Presencial e Portaria Virtual”
Neste texto apresentamos algumas formas pelas quais o síndico pode delegar tarefas. Se gostou do conteúdo e quer ser avisado quando novos conteúdos saírem, fique à vontade e assine a nosso newsletter!
