Um dos funcionários mais importantes do condomínio é, sem dúvida, o porteiro.
Responsável pela segurança dos moradores, pela entrada e saída de pessoas no prédio, pela entrega de encomendas e outras funções que podem parecer banais, mas causam um grande desconforto quando não nos é providenciada, é de extrema importância que o porteiro realize o seu trabalho da melhor forma possível.
Em outras palavras, ele é como se fosse um guardião do local, e alguns hábitos, e atitudes podem causar a sensação de insegurança nos moradores, uma má administração predial e prejuízos para todo o condomínio.
Listaremos neste texto algumas destas atitudes e como você, como síndico, pode lidar com tais situações de maneira correta.
Autorizar a entrada sem identificação
Uma regra milenar que deve ser seguida à risca. O porteiro deve pedir identificação de absolutamente todas as pessoas que entrarem no condomínio, sem exceções.
Informações como o registro do momento de entrada e saída, o nome da pessoa e a que apartamento ela intencionou visitar, vão ser fundamentais caso um acidente ocorra.
A mesma coisa na entrada de carros, mesmo que o carro pertença ao próprio residente. É a função do porteiro identificar quem está dirigindo o veículo e só permitir a entrada de moradores.
O morador precisa avisar com antecedência sobre a visita e quando o visitante chegar fazer todos os registros citados acima, identificando primeiramente se o visitante é quem diz ser, só então permitindo a entrada do carro. E ainda o porteiro deve comunicar ao visitante em que vaga no estacionamento ele deve parar para não atrapalhar os demais moradores.
Sem falar em permitir a entrada de entregadores. Alguns residentes pedem para que entregador entre no prédio, o que deve ser evitado. A encomenda deve ser entregue na portaria, onde deve permanecer até que alguém vá buscá-la.
Exagero? Nada é exagero quando se trata de segurança.
Portaria vazia
Em algumas ocasiões os próprios moradores solicitam a ajuda do porteiro para alguma tarefa, fazendo com que ele se afaste do posto de trabalho.
Quando isso acontecer e o porteiro precisar deixar a portaria, é fundamental que ele solicite a algum colaborador da equipe para cobrir a sua ausência. A guarita de um condomínio nunca deve estar vazia.
Por mais rápida que seja a saída, é muito importante que o porteiro cuide sempre de encontrar algum substituto, garantindo a segurança do condomínio e a manutenção dos procedimentos listados no tópico acima.
Sem concentração
Especialmente nos dias de hoje, para qualquer pessoa, não só os porteiros, é muito fácil se desconcentrar no trabalho. No caso de porteiros principalmente, que é um tipo de segurança, é muita falta de responsabilidade fazer isso.
Você pode ajudar, recomendando que eles não usem excessivamente aparelhos celulares quando estiverem em serviço e retirando a televisão da guarita, como muitos prédios permitem que haja, que é um aparelho que hipnotiza e tira a atenção.
O ideal é que na guarita só tenha os televisores com as imagens das câmeras de segurança e que o porteiro seja informado da restrição do uso de qualquer coisa que possa distraí-lo a execução de suas funções.
Deixamos claro que não estamos recomendando a proibição do uso de celulares dentro da guarita, já que os aparelhos são extremamente úteis em caso de emergências, apenas a diminuição do uso.
Porteiro fofoqueiro
Ética, discrição e foco. Essas são as três virtudes que um bom porteiro deve ter, principalmente a discrição. É importante que ele não saia falando da vida dos moradores do condomínio.
Em sua posição, estando e fazendo parte da rotina dos residentes, é normal que os moradores passem a confiar cada vez mais em seu porteiro e isso geralmente é uma boa coisa e um sinal positivo.
No entanto, este profissional, que acompanha a vida de todas essas pessoas, tendo acesso a informações privadas de vez em quando, deve ter em mente de não fazer fofocas sobre as pessoas que tem como dever proteger. Aqui, a discrição e a ética são fundamentais e fazem toda a diferença para o bem-estar e o conforto dos moradores.
Os responsáveis pelo condomínio devem investir em um bom treinamento e instrução para seus colaboradores e manter um acompanhamento das tarefas e da ética desses funcionários. Isso é de fundamental importância para a administração do lugar.
Dormir em serviço
Você sabia que cerca de 70% de vigias e porteiros que trabalham à noite acabam dormindo em serviço? Definitivamente não é o cenário ideal, mas devemos nos lembrar que é um erro humano e que somos biologicamente preparados para dormir no período da noite.
Dito isso, não é para mandar o porteiro embora de primeira quando o pega cochilando no trabalho. Há algumas coisas que podem ser feitas para ajudá-lo como:
— Sistema “botão de alerta”. É um sistema em que o porteiro deve acionar um botão a cada “tantos” minutos, você como síndico pode determinar o intervalo de tempo. O ideal é que o botão esteja longe do colaborador, fazendo-o levantar para ter que apertá-lo. O movimento vai ajudar a espantar um pouco do sono.
Se esse botão for ligado com um sistema online e a uma central de monitoramento melhor ainda! Assim, caso o profissional não aperte o botão no tempo correto, alguém vai entrar em contato para saber se está tudo bem.
— Sistema “sorria para as câmeras”. Aproveite as câmeras que, esperamos, já estão instaladas no seu prédio. Além de ser um excelente aparelho de segurança, de brinde também evita que o colaborar desvie a sua atenção do trabalho para outras coisas, como uso excessivo de smartphones para jogos, filmes ou redes sociais e, é claro, pegar no sono.
Um ponto negativo da câmera na portaria ou guarita é a de falta de privacidade que os colaboradores podem sentir em seu ambiente de trabalho. Por isso, o ideal é que os moradores não tenham acesso ao que essa câmera filma, ficando restrito esse conteúdo à empresa de segurança. Também é importante que haja uma placa avisando que aquele local está sendo filmado, e que a filmagem é protegida nos termos da lei.
— Sistema “bate-papo”. Novamente apontamos uma das necessidades do ser humano, a conversa. Somo seres sociais e praticamente não conseguimos ficar meia hora sem falar ou pelo menos ficar no mesmo ambiente que outra pessoa.
Esse sistema funciona para os condomínios que tenham mais de uma entrada e precisa, claramente, de um porteiro em cada uma. Instalar comunicação por rádio é um ótimo jeito de suprir essa necessidade e ainda manter ambos os porteiros acordados, além de ser um sistema de baixo custo.
Mas cuidado para esse sistema não virar o “sistema rádio-fofoca”.
— Portaria Virtual. Geralmente os funcionários que dormem em serviço são aqueles têm dois trabalhos, essa é uma realidade comum nos dias de hoje.Dar um salário condizente com a responsabilidade da função ajuda bastante.
Devemos apontar que, apesar de não ser ilegal o colaborador ter dois empregos, desde que na jornada 12hx36h, o condomínio deve pesar seriamente se vale a pena contratar um funcionário que trabalhe em outro local. Talvez seja esse o motivo de não conseguir ficar acordado para trabalhar durante a noite, por não estar descansado o suficiente.
Mencionando isso apontamos também a opção da portaria virtual.
Já mencionamos essa opção em outros de nossos textos e, apesar de apresentar resistência por parte de muitos síndicos e moradores, principalmente os mais velhos, é uma alternativa que vem ganhando força nos últimos anos.
É um novo sistema que substitui o tradicional porteiro presencial pelo controle a distância da movimentação do seu prédio. Esse é um recurso que não necessariamente serve para resolver problemas noturnos, já que uma vez instalado funciona 24h sem pausa.
Através de câmeras de segurança, sistema de identificação de moradores e conexão à internet, um funcionário monitora seu condomínio da central da empresa terceirizada e especializada que fornece o serviço de Portaria Virtual e ganha-se com a economia gerada na redução do quadro de funcionários.
Para saber mais sobre esse sistema econômico veja nosso texto em que nos aprofundamos no assunto: (linkar com o texto “O que é portaria virtual e suas vantagens”).
Em caso de flagrante do dorminhoco, o ideal é conversar com o colaborador. Se o flagrante de cochilos, depois da conversa, continuar, legalmente o síndico pode advertir duas vezes formalmente, depois suspender duas vezes e apenas então, desligá-lo do condomínio.
Erros do síndico em relação à portaria
Nem tudo é culpa do porteiro, tenha isso em mente. Mesmo o síndico de um condomínio, cheio de responsabilidades, também é humano e propício a erros.
Mencionaremos aqui alguns erros que podem passar despercebidos.
Sem regras
Não estabelecer normas para os seus colaboradores, principalmente para o porteiro, é um grande pecado. Sem uma lista de regras é fácil ele se perder e fazer algo que desagrade, afinal não haverá um guia para a rotina de trabalho. Assim como regras para os moradores, que podem interferir no funcionamento da portaria do condomínio.
Essas regras devem ser preparadas com antecedência e constar tanto nos contratos dos colaboradores quanto nos contratos de mensalidade dos moradores. Assim, quando algumas das regras ou várias forem quebradas, o síndico pode utilizar o documento como base para as tomar as atitudes necessárias.
Não estamos dizendo que não deve haver exceções, afinal elas existem justamente para suprir possíveis lacunas nas regras estabelecidas. Entretanto, isso não quer dizer que você possa deixar a regra de lado a qualquer instante. É dever do síndico analisar as situações e determinar essas exceções.
Sem equipamentos de segurança
Segurança é o principal objetivo da portaria. Portanto, não investir em equipamentos para segurança de condomínio é um erro que pode custar caro. É dever do síndico garantir o acesso do porteiro a câmeras, sistemas de identificação, softwares que facilitem o controle de entrada e saída, entre outros equipamentos que facilitem o seu trabalho e aumentem sua própria segurança assim como a dos residentes.
Os custos dessas ferramentas podem não ser tão econômicas e podem gerar certa insatisfação dos moradores, porém, é tarefa do síndico esclarecer a importância delas.
Além disso, também é trabalho do síndico determinar ações emergenciais para qualquer situação, sejam elas invasões no condomínio, acidentes de trabalho, incêndios ou enchentes. Procedimentos emergenciais devem ser considerados e apresentados aos moradores e funcionários, para que todos saibam como se comportar em crises e, assim, garantir sua segurança.
Acúmulo de funções
Digamos que um porteiro falte, ou entrou de férias e seu condomínio no momento não está em condições financeiras para chamar um folguista, ou contratar uma empresa terceirizada. O que você faz?
A solução mais comum e testemunhada entre muitos síndicos, é passar a tarefa para outro colaborador do prédio, geralmente esse sendo o zelador.
O problema é que, embora aparentemente simples e de fácil resolução, o acumulo de funções para o funcionário pode acarretar ações trabalhistas para o responsável.
Diferentemente do desvio de função, que ocorre quando um empregado executa funções diferentes daquelas para as quais foi contratado, sem receber a devida remuneração e que também pode originar alguns processos, no acúmulo de função, o colaborador exerce as funções para as quais foi contratado e também funções extras, passadas para ele com a falta de outro funcionário.
O contrário também acontece e é comum vermos porteiros que executam serviços como manobrar os carros dos moradores, pequenos reparos na manutenção e até mesmo serviços de jardinagem, o que vai contra todas as regras sobre o que não fazer que falamos durante todo esse texto.
Não estamos falando de distribuição de tarefas com faltas ocasionais, que acontecem uma vez a cada ano. Mas esse acúmulo de funções de forma recorrente, na melhor das hipóteses, o colaborador tem que receber a mais por cada um dos serviços extras prestados, correspondendo a um adicional de, no mínimo, 20% sobre o salário contratual. Na pior das hipóteses o síndico terá que responder na justiça por danos morais.
Neste texto apresentamos alguns erros cometidos tanto pelo porteiro quanto pelo síndico nas portarias. Se gostou do conteúdo e quer ser avisado quando novos conteúdos saírem, fique à vontade e assine a nosso newsletter!
