Se pararmos para analisar a quantidade de atividades e funções que são desempenhadas dentro de uma empresa, certamente nos surpreenderíamos. Muitas dessas atividades estão intimamente ligadas ao core business do negócio; outras, nem tanto.
Contudo, embora umas funções tenham mais importância que outras, é o somatório de todas elas que faz a empresa funcionar corretamente. Sendo assim, as organizações são tão dependentes de seus serviços auxiliares quanto dos principais.
Nesse contexto, entram em cena dois termos muito importantes atualmente: a terceirização e o outsourcing. Você já deve ter ouvido falar de algum deles. Certo? Se não, ainda está em tempo!
No post de hoje, vamos aprofundar a discussão sobre outsourcing mostrando o que é, como realizar com segurança e, ainda, as diferenças em relação à terceirização. Interessou-se? Então fique com a gente até o final!
Outsourcing: do conceito às diferenças da terceirização
Antes de tudo, é preciso que entendamos o que de fato esse termo significa. Não é incomum ele ser traduzido como “terceirização”, o que é um equívoco, pois mesmo que tais práticas tenham algumas semelhanças, elas não podem ser vistas como sinônimos.
É certo que tanto a terceirização quanto o outsourcing são formas de delegar funções e atividades da estrutura da empresa para terceiros, com o objetivo de melhorar a prestação dessas atividades, retirar algumas responsabilidades legais e, sobretudo, reduzir custos operacionais.
A terceirização, já bastante conhecida e comum no mercado empresarial, é a prática consistente de terceirizar serviços auxiliares da empresa, como segurança, zeladoria, almoxarifado e limpeza, entre outros.
Porém, quando se fala em outsourcing pode ser que as coisas mudem, já que nem todos sabem o que é e como funciona. Como dito, o conceito é bem semelhante à terceirização, mas com uma diferença básica: o tipo dos serviços que são delegados.
Enquanto na terceirização o foco está na delegação de serviços mais gerais e distantes do core business da empresa, no outsourcing a lógica é outra. Nesta prática, delega-se atividades e funções mais estratégicas e voltadas para a atuação do negócio, ou seja, aquelas atividades que têm íntima relação com o foco final da empresa.
Assim, podemos citar como exemplo os serviços administrativos, financeiros, contábeis, recursos humanos, TI, compras, entre muitos outros. Todos esses serviços podem ser prestados dentro das instalações da empresa contratante ou de forma remota, na sede da contratada.
Em geral, o outsourcing permite que os recursos da organização, tecnológicos, humanos e estruturais, sejam voltados exclusivamente para o core da empresa, aumentando, assim, a produtividade, eficiência e a competitividade — características indispensáveis em um mercado tão intransigente.
Quem vê mais adiante, vai mais longe
Em resumo, podemos definir o outsourcing com a frase acima. Quando comparada à terceirização, o conceito de outsourcing vai mais adiante, pois foca na delegação de não apenas os serviços básicos, que pouco agregam aos resultados da empresa.
Na realidade, ele vê mais longe e aposta no potencial de delegar serviços internos e fundamentais para o negócio, serviços que se relacionam com o foco de atuação e que, acima de tudo, podem definir os rumos e resultados da empresa, ampliando a noção do core.
A partir do momento em que um negócio delega funções estratégicas para empresas especializadas no serviço, há um aumento na qualidade e eficiência da prestação, o que é revertido em lucros.
A realidade do mercado, no que diz respeito aos recursos humanos, torna mais difícil encontrar mão de obra especializada. Em razão disso, as empresas acabam tendo que investir muito tempo e recursos para capacitar e formar seus profissionais.
Desse modo, a saída encontrada foi transferir certas tarefas para outras empresas, estas especializadas no tipo de serviço delegado e que dispõem dos recursos humanos necessários.
Contudo, é preciso estar atento, já que, como qualquer outra decisão, delegar certos serviços também representa alguns riscos.
Riscos também estão presentes
Já foi possível perceber o quão vantajoso pode ser para uma empresa delegar mais do que apenas serviços gerais. Porém, todas essas vantagens podem trazer consigo alguns problemas.
Vejamos alguns deles e o que pode ser feito para amenizá-los:
Fragilidade na segurança
Um dos riscos envolvidos no outsourcing é a fragilidade na segurança com a perda de confidencialidade de muitas informações.
O fato de delegar atividades estratégicas da empresa e que, muitas vezes, envolvem a manipulação de dados sensíveis, acaba deixando-os abertos a outra corporação completamente independente e que pode usar essas informações de forma inadequada e perigosa.
No entanto, é possível evitar esses riscos analisando com detalhe a empresa que você pretende contratar. Verificar se ela tem uma atuação sólida com outros clientes e checar a sua reputação no mercado, bem como trabalhar com adicionais de confidencialidade, são algumas medidas básicas que podem erradicar problemas futuros.
Desafios com a gestão de compliance
Internamente, todas as empresas regulam e organizam suas atividades com base em políticas próprias, assim como em respeito às normas e legislações existentes sobre a sua área de atuação.
Em um mar de regulamentações — como adequação de processos internos às normas técnicas, conformidade contábil, sustentabilidade e responsabilidade ambiental, obediência à legislação trabalhista etc. —, a atuação de uma organização em observância a todas elas se torna um grande desafio a ser solucionado pelo setor de compliance.
Contudo, o cenário desse setor não é dos mais favoráveis. A escassez de profissionais de compliance agrava o quadro das empresas que precisam, diariamente, manter suas atividades em sinergia com as novas regulamentações para evitar o risco de incorrer em restrições legais, multas e outras punições.
Nesse contexto, uma das soluções encontradas foi o outsourcing. Os gestores perceberam que poderia ser mais vantajoso delegar o compliance para terceiros, tornando o processo muito mais simplificado e eficiente, eliminando a necessidade de contratar e treinar profissionais do ramo.
Por meio de empresas terceirizadas, especializadas na área de compliance, torna-se a gestão dessa importante ferramenta interna muito mais segura e alinhada às necessidades do negócio.
Afinal, a empresa contratada tem muito mais condições de se dedicar às atualizações das legislações e normas, executando o trabalho com alto nível de qualidade, custo efetivo e responsividade, abrindo espaço para que os profissionais da empresa contratante possam se concentrar no core business.
Gestão de riscos
Além dos riscos citados, existem outros inerentes à própria ação de delegar funções a terceiros, visto que essa é uma prática regulada pela lei e deve obedecer às suas imposições.
Veja alguns cuidados que pode adotar na hora de delegar serviços:
- verificar se a empresa contratada tem demandas na Justiça do Trabalho;
- solicitar certidão negativa de débitos trabalhistas;
- manter a documentação trabalhista, contábil e fiscal organizada.
Esses cuidados evitam que a sua empresa acabe sendo responsabilizada solidariamente por eventuais descumprimentos à lei por parte da contratada.
Por fim, o outsourcing é, sem dúvida, uma prática bastante vantajosa para o empresário. Contudo, deve ser feita com cautela para que todas as vantagens sejam aproveitadas.
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