Assim como uma empresa precisa manter sob constante avaliação todos os processos importantes para a melhoria do desempenho, a gestão de faculdades e escolas também necessita desse acompanhamento.
Afinal, as instituições de ensino são igualmente afetadas pelas transformações relacionadas ao uso da tecnologia e à adoção de práticas inovadoras envolvendo a responsabilidade de um gestor — independentemente do contexto em que ele atua.
Nesse sentido, adotar boas práticas de gestão — conectadas com as tendências bem-sucedidas que têm surgido ao longo dos últimos anos — é um forte diferencial, podendo, inclusive, determinar o sucesso da instituição em um mercado cada vez mais competitivo e exigente.
Questões como o ensino, a organização financeira, infraestrutura, recursos humanos, segurança — quando tudo isso é colocado em primeiro plano, a gestão de uma escola ou faculdade tem muito a ganhar em qualidade e eficiência.
Para mais detalhes sobre o assunto, confira as 5 principais tendências de gestão de faculdades e escolas que você precisa conhecer.
1. Automatização de processos administrativos
Uma gestão eficiente passa, inevitavelmente, pela redução dos erros cometidos pelos colaboradores na execução de processos. Além disso, é preciso otimizar o trabalho ao reduzir o tempo necessário para a execução de tarefas administrativas.
Pensando nisso, muitas instituições têm automatizado seus processos operacionais, por meio da adoção de ferramentas de gestão, que permitem, por exemplo:
- agilizar a emissão de documentos e o processo de matrículas;
- reduzir a perda de informações e documentos importantes para a instituição;
- monitorar o desempenho dos professores em sala de aula;
- saber exatamente qual é a situação financeira da instituição;
- ter um controle preciso em relação à inadimplência dos alunos e elaborar medidas preventivas para reduzi-la — e evitá-la;
- maior controle sobre os materiais necessários para o funcionamento da instituição;
- gerar relatórios detalhados com as notas e índices de frequência dos estudantes.
2. Adoção da tecnologia para reduzir os índices de evasão
Diante de uma realidade em que os estudantes aprendem tanto nas suas horas livres, quanto nas dependências da instituição de ensino, a adoção da tecnologia é um desafio que envolve muito mais do que a simples disponibilização de tablets e computadores para uso em sala de aula ou em laboratórios.
Com isso em mente, é preciso adotar soluções para monitorar um aluno ao longo de toda a sua permanência na instituição. Assim, é possível prever e evitar evasões dos alunos que têm um desempenho abaixo da média, por exemplo.
Dessa forma, em vez de oferecer os mesmos conteúdos e atividades para toda a turma, como se houvesse um único perfil de estudante, a tecnologia dá aos professores o poder de identificar os melhores recursos para personalizar o ensino e engajar cada um deles dentro e fora da sala de aula.
Cada interação com os materiais de apoio e tarefas — disponibilizados em ambientes virtuais de aprendizagem (AVA) —, pode ser medida e gerar informações precisas e detalhadas sobre as dificuldades, competências e necessidades específicas dos alunos para fomentar melhores resultados.
3. Transformação dos espaços de aprendizagem
Assim como investir no uso da tecnologia possibilita a oferta de atividades a distância como estratégia de expansão do seu corpo discente — e sem a necessidade de construir novas dependências físicas —, também é verdade que isso permite transformar os espaços presenciais de aprendizagem de maneira inovadora.
Em termos de configuração da sala de aula, por exemplo, o modelo tradicional — ainda bastante comum na maioria das instituições de ensino com cadeiras e mesas individuais, enfileiradas diante de um quadro-negro e um professor — aos poucos vem perdendo força.
Em seu lugar, instituições alinhadas com os novos padrões de ensino estão repensando esses espaços para promover uma maior integração entre os estudantes, por meio de móveis voltados para atividades práticas e colaborativas, como a realização de projetos em grupo.
Desse modo, até mesmo o formato das aulas deve ser repensado para que o ensino presencial se converta em um espaço voltado à prática e à resolução de problemas.
4. Atenção ao ambiente
Como o ambiente influencia — positiva ou negativamente — a experiência da comunidade escolar? Essa também deve ser uma preocupação dos gestores de faculdades e escolas.
Começando pela recepção, por exemplo — imagine pais e alunos em potencial que estão entrando em contato com a instituição pela primeira vez —, é necessário que esse espaço seja confortável e convidativo. Assim, os visitantes se sentirão à vontade enquanto esperam o atendimento.
Uma boa primeira impressão das dependências físicas e cuidados dispensados para a sua manutenção é essencial para superar as expectativas dos futuros estudantes.
Da mesma forma, as salas de aula, áreas de estudo, bibliotecas — assim como os espaços reservados para os professores e direção —, devem ser agradáveis e favorecer os melhores resultados, tanto em termos de ensino, quanto de satisfação pessoal dos colaboradores.
Logo, isso inclui:
- a disponibilização de um bom mobiliário;
- boas condições de temperatura, com o uso adequado de equipamentos de climatização;
- iluminação apropriada nos ambientes, enfatizando o aproveitamento da luz natural;
- boas práticas de conservação do espaço físico como um todo;
- redução das distrações visuais e melhor uso de cores para favorecer a concentração;
- controle de ruído por meio de medidas adotadas para melhorar a acústica dos espaços em que o silêncio deve privilegiar — como em salas e bibliotecas.
5. Contratação de uma empresa de facilities
Por fim, não basta implantar as medidas citadas ao longo deste artigo, se não há uma atenção especial aos serviços indispensáveis ao funcionamento das instalações.
Em outras palavras, é preciso contar com o apoio de uma empresa de facilities, capaz de oferecer serviços especializados de manutenção e limpeza, por exemplo. Dessa maneira, a instituição pode focar naquilo que é a sua atividade-fim: a educação.
Veja outras vantagens na contratação de uma empresa de terceirização:
Redução de custos com maior qualificação dos serviços
Ao terceirizar algumas funções, o gestor passa a ter uma preocupação a menos. A empresa contratada será a responsável por fiscalizar a qualidade dos serviços prestados e realizar o treinamento adequado dos funcionários terceirizados. Assim, reduz-se os custos — relativos ao treinamento, por exemplo —, ao mesmo tempo em que se garante a excelência dos serviços.
Apoio especializado para melhor conservação do ambiente
São realizados os cuidados necessários para garantir a conservação e organização dos espaços, oferecendo boas condições para o melhor desempenho da comunidade escolar. Além disso, um prédio limpo e organizado pode influenciar na atração de novos alunos. Portanto, é preciso contar com serviços especializados em limpeza e conservação, assim como em manutenção de áreas verdes, quando essas fazem parte das dependências da instituição.
Medidas de segurança e apoio administrativo
Da mesma forma, pais, professores e alunos ficam muito mais tranquilos ao saber que o gestor também se preocupa com a segurança do corpo docente e discente, implementando medidas como um controle de acesso eficiente.
Adicionalmente, pode ser necessário um apoio administrativo para desburocratizar os processos, assim como a locação de equipamentos e a contratação de outras atividades disponibilizadas em pacotes multisserviços. Tudo isso pode contribuir decisivamente para melhorar a gestão da instituição e gerar bons resultados financeiros.
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