Três possíveis razões de ter gasto mais do que devia
Um dos grandes desafios dos síndicos e moradores está no momento em que o condomínio fica em dívida. São inúmeras as causas que o levam até esse ponto.
Essa situação pode estar ligada a má gestão do síndico ou pode ser uma situação inesperada, como o aumento na inadimplência de taxas do condomínio ou erros na folha de pagamento, por exemplo.
Nos aprofundaremos mais nesses problemas e daremos algumas dicas de como evitá-las em primeiro lugar.
Folha de Pagamento
Primeiro de tudo, a folha de pagamento condominial é o documento que reúne todos os detalhes sobre as remunerações de cada colaborador, ou seja, nela é calculado o valor que cada trabalhador irá receber no final do mês.
A folha de pagamento também registra a quantidade de horas extras de cada colaborador; adicionais ou descontos, em caso de faltas ou atrasos; valores do vale-transporte e do vale-alimentação e um diferencial do Salário Habitação do colaborador, caso ele resida no condomínio.
Na grande maioria dos condomínios, a gestão com funcionários é o fator que causa mais da metade dos gastos do orçamento. Por isso o síndico deve ficar atento a folha de pagamento se quiser conseguir reduzir os custos do prédio.
Economizar nesse caso, é fazer o levantamento e cortar fatores que gastam desnecessariamente. Por exemplo, você precisa mesmo que os funcionários trabalhem hora extra? Não é mais barato contratar um folguista do que pagar tantas horas extras para os funcionários? Precisa mesmo que o zelador more no condomínio e você tenha que pagar Salário Habitação? É mesmo um bom negócio ter um funcionário que acumule duas funções e você ter que pagar um adicional? São questões que poderiam ser pensadas para economizar.
Mas sejamos sinceros, todos esses problemas, sem exceção, seriam resolvidos com a terceirização dos serviços.
Com uma empresa terceirizada você não teria que se preocupar em nada com a folha de pagamento dos funcionários, pois quem cuida disso é exclusivamente a empresa contratada. É essa empresa também que se responsabiliza pela compra de materiais, equipamentos, produtos, além de se dedicar em treinar seus funcionários para garantir a melhor qualidade.
A melhor parte é que não importa se um funcionário faltar ou for demitido, pois eles irão substituir esse colaborador na hora e você não terá que pagar nada além do que está no contrato, então é uma saída de dinheiro com o valor constante todo mês e você não precisaria se estressar com nenhum cálculo.
Falta de planejamento
A preparação de um plano de ação é indispensável! E se você não a preparou, pode ser um dos motivos de ter gastado mais do que devia.
O condomínio é como se fosse uma empresa e assim, sempre é necessário fazer um planejamento para que possa crescer e melhorar. Nada impede que a proposta feita seja por período superior a gestão de um síndico.
Mas esse planejamento deve ser superior a meramente reduzir a taxa dominical. Isso deve ser um dos objetivos do planejamento — não o principal. O planejamento serve para melhorar a administração e a qualidade de vida do local em todos os sentidos.
A falta de um plano de ação pode acarretar em obras inacabadas, abandono de projetos na metade, além de obras desnecessárias e gastos que nem deveriam existir. E também provocam a possibilidade de deixar você e, até o próximo síndico, sem um norte e completamente perdido sobre o que deve ser feito no prédio.
Para o síndico, o plano de ação auxilia na rotina de trabalho. Com esse planejamento o síndico pode identificar prioridades e tomar atitudes em total benefício dos moradores, já que o plano de ação precisa ser montado e aprovado pela assembleia do condomínio.
Antes de começar a montar o planejamento, é preciso escavar a história do prédio. Quais os problemas que o condomínio teve que enfrentar no passado e como esses problemas foram resolvidos — isto é, se foram resolvidos. Como nossos professores de história sempre diziam “Precisamos aprender com o passado para não cometer erros no futuro”.
Antes de tudo para começar o planejamento, você precisa entender a situação atual do prédio, como ele está financeira e estruturalmente. Identifique o problema, trace uma meta e discuta com a assembleia as formas de alcançá-lo.
Não se esqueça de divulgar esse planejamento para que todos os moradores estejam a par do que está sendo feito no local onde eles moram e acompanhe as transformações de perto. Assim saberá quando algo sair do planejado e poderá corrigir o problema imediatamente, diminuindo a possibilidade de extrapolação no orçamento.
É válido mencionar também, que o planejamento pode até te ajudar a contornar situações inesperadas, como um aumento de moradores que deixam de pagar o que devem ao condomínio, ou aumentos de despesas com salários de empregados, água, luz, entre outras coisas essenciais.
Manutenções preventivas
Como mencionamos em nosso texto “Como economizar na manutenção do condomínio”, a manutenção preventiva é importantíssima para evitar paradas e falhas em máquinas e equipamentos. Planejar os reparos e fazê-los aos poucos, aplicando datas de revisões e testes para garantir o funcionamento de tudo, é uma das soluções que mais podem lhe garantir a salvação de ter que gastar extra com consertos.
O uso da manutenção preventiva pode ser vantajosa de diversas maneiras como reduzir os riscos de quebra, envelhecimento e degeneração dos equipamentos, programação de conservação das peças, “consertar” antes que alguma coisa quebre, amenizar os custos de compra de novos itens, entre outras coisas.
Muitos gestores optam pela manutenção corretiva, que ocorre apenas quando um equipamento quebra. Se o seu objetivo é economizar, essa decisão não poderia estar mais errada!
A manutenção corretiva pode parecer ter o maior custo benefício na hora, pois se faz essa manutenção em apenas uma máquina quebrada. Mas eu te pergunto, e se você tiver que fazer a manutenção corretiva em vários equipamentos diferentes, justamente porque você não fez a manutenção preventiva e todos estragaram de uma só vez?
Você tem que consertar todos sem falta para manter o prédio funcionando e o custo da corretiva sai em média em torno de R$ 2.000.00 cada um. Se tivesse feito a manutenção corretiva, seria altamente improvável que tantos equipamentos estragasse de uma vez, ou melhor, é altamente improvável que algum deles sequer estrague.
E mesmo se quebrassem, a manutenção corretiva feita em um equipamento que foi verificado na preventiva, sai em torno de R$ 400,00.
Portanto, se você ignora a manutenção preventiva e só faz as corretivas quando alguma coisa quebra, acredite você está conseguindo grandes dores de cabeça, grandes obras e grandes gastos a toa.
Nesse texto, nós falamos de três possíveis motivos para o seu orçamento ter extrapolado. Se gostou do conteúdo e quer ser avisado quando novos conteúdos saírem, fique à vontade e assine a nossa newsletter!
