Imprevistos e acidentes acontecem a todo momento em um ambiente corporativo, mas esse é um problema que pode ser minimizado por meio da elaboração de um plano de emergência — uma importante ferramenta do universo empresarial. Aliás, uma empresa que não se prepara para essas ocorrências, sofre ainda mais com os impactos.
Portanto, se você deseja contribuir para a formação de uma empresa mais segura e produtiva e, com isso, receber o reconhecimento de seus superiores, continue com a leitura e saiba mais sobre o assunto!
O que é um Plano de Emergência?
A operação de uma empresa é uma atividade que envolve diversos riscos, como:
- incêndios;
- vandalismos;
- vazamentos de produtos tóxicos;
- quedas de energia;
- inundações;
- explosões;
- acidentes de trabalho;
- roubos e assaltos.
Esses são apenas alguns exemplos de situações que podem gerar danos para o negócio, para os colaboradores e para o meio ambiente. O Plano de Emergência é, portanto, um documento que tem a finalidade de cobrir qualquer situação anormal que possa acontecer na empresa.
Em resumo, é um planejamento feito com o objetivo de minimizar os impactos desse tipo de ocorrência. Entre diversas questões, esse documento define:
- O que fazer diante do sinistro?
- Qual é o momento certo para agir?
- Quem deve tomar as providências?
- Quais procedimentos serão adotados?
- Quais recursos podem ser direcionados para a solução do problema?
Trata-se de um instrumento preventivo e, ao mesmo tempo, reativo, já que identifica os riscos internos e externos à empresa, estabelece as atribuições de cada indivíduo frente ao problema e determina os recursos — humanos e materiais — necessários para cessar e reduzir os prejuízos de situações decorrentes de ações da natureza ou falhas e erros humanos.
Por que é importante elaborar um Plano de Emergência?
Conforme dito, a rotina de uma empresa é repleta de riscos em potencial. Obviamente, emergências e desastres são imprevisíveis, mas isso só reforça o quanto um planejamento e preparação adequada são importantes nesse tipo de situação. Identificar as ameaças, selecionar os recursos disponíveis, tomar as providências mais eficazes e investir em treinamento de pessoal — todas essas ações — previstas em um bom planejamento — podem reduzir, consideravelmente, os danos sofridos.
Nesse cenário, os gerentes de facilities desempenham um papel primordial, permitindo que a empresa dê respostas ágeis no caso de qualquer ocorrência. Ainda que cada fato seja único, esse planejamento garante o mínimo necessário para superar as adversidades.
Ficar inoperante, nos dias de hoje, é um grande prejuízo à empresa. Não só pelas perdas financeiras, como pelos transtornos gerados para os clientes, funcionários e fornecedores. Logo, diante de tantos riscos, o Plano de Emergência é uma ferramenta essencial para que a empresa consiga operar com tranquilidade e saiba enfrentar os problemas de uma maneira estratégica.
Como fazer um Plano de Emergência?
Já que existem situações imprevisíveis, é preciso trabalhar para que seus impactos sejam reduzidos. Assim, preparamos um pequeno guia para que você elabore o seu próprio Plano de Emergência. Acompanhe!
Conheça os riscos do seu negócio
A primeira providência a ser tomada para a confecção dessa ferramenta é listar todas as possíveis emergências e classificá-las em relação à importância e à probabilidade de acontecer em sua empresa.
No Brasil, por exemplo, não é preciso investir milhares de reais em proteção contra furacões, já que esse tipo de fenômeno climático pouco atinge o nosso país. Por outro lado, enfrentamos sérios problemas com segurança. Então, é importante contar com um plano contra vandalismo, roubos e assaltos.
Esse mapa de riscos pode ajudá-lo a avaliar os problemas a que sua empresa está mais exposta e como planejar as ações caso algum sinistro aconteça.
Crie uma equipe responsável pelos procedimentos
De nada adianta ter um plano de emergência se os seus funcionários não sabem como agir diante do problema. O ideal é criar uma equipe e definir tarefas para cada membro.
Assim, por exemplo, no caso de um vândalo quebrar a vidraça da empresa, é essencial que todos possam visualizar o problema e dar início ao plano. Por outro lado, é interessante reunir a equipe e dividir algumas tarefas, como:
- mitigação: previne emergências e minimiza os impactos;
- preparação: identifica os esforços necessários para se preparar para o evento;
- resposta: executa os planos para responder ao problema com agilidade e segurança;
- recuperação: adota as medidas necessárias para a normalização dos processos.
Outra dica é ter profissionais com diversas formações nessa equipe. Você pode ter especialistas em segurança, comunicações, relações humanas, operações etc. A ideia é trazer seus colaboradores para dentro do processo de elaboração e execução do plano, uma vez que eles são diretamente afetados pelos incidentes.
Elabore um plano fácil de ser interpretado
A elaboração desse documento, de fato, não é uma tarefa simples. Mas, isso não quer dizer que o documento deva ter várias páginas e anexos.
O ideal é que seja um instrumento reduzido e fácil de ser interpretado, como um manual para situações de emergência. Para entender essa necessidade, basta imaginar o quanto a equipe pode demorar a responder a uma vidraça quebrada, caso o plano não seja muito claro e objetivo.
Atualize e adéque seu plano
O mundo não é estático e, da mesma maneira, os tipos de emergências e situações de risco estão sempre se modificando. Portanto, é necessário ficar atento às alterações e atualizar seu plano constantemente.
Por exemplo, no caso de um assalto, acionar a polícia seria a primeira atitude a se tomar. Ocorre que os criminosos, hoje, utilizam armas de grande poder de fogo. Isso significa que tentar pegar o telefone nesse tipo de situação pode colocar a vida do indivíduo em risco. Então, é preciso treinar seus funcionários para esse tipo de ocorrência.
Realize testes
O último passo é realizar um teste para saber se as providências elencadas são realmente seguras e aptas para prevenir e minimizar os prejuízos. Um gerente deve ter em mente que testar o plano é essencial para o sucesso de qualquer procedimento — desde os mais simples até os mais complexos.
Portanto, repasse o planejamento à equipe, treine os responsáveis adequadamente e acerte todos os detalhes que apresentam falhas. Lembre-se de que estar preparado é a melhor estratégia em situações de risco!
Depois de todas essas informações, vemos claramente o quanto um Plano de Emergência é essencial para o funcionamento de uma empresa. Em um mercado tão acirrado e repleto de riscos, é preciso pensar estrategicamente e ter um planejamento eficiente para superar qualquer situação emergencial.
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