O relacionamento com fornecedores costuma ser um desafio para muitos gestores: é preciso conseguir diminuir problemas de contratação ao mesmo tempo em que se mantém uma qualidade adequada para o negócio.
Nesse desafio rotineiro, ainda está a preocupação constante com o bom funcionamento da empresa — e essa situação deixa os responsáveis no centro de uma queda de braço.
Contudo, existem algumas boas práticas de mercado que ajudam bastante a minimizar pressões. Para alcançar o efeito que se espera, é necessário perceber que o fornecedor é um importante stakeholder e faz parte das operações de qualquer instituição.
Uma vez entendida a importância dos fornecedores, a relação deve ser mantida da maneira mais saudável possível. Quer saber como? Confira nossas dicas.
1. Confira o histórico da empresa
Esta é uma prática muito difundida no mercado — porém, pouco seguida pelos profissionais.
Conhecer a procedência do futuro parceiro ajuda a entender melhor sobre a expertise da companhia e a avaliar a competência e capacidade de fornecimento.
Esse estudo pode ser feito por meio do próprio site do fornecedor, mas também não dispensa uma busca mais ampla pela internet. Algumas informações importantes serão levantadas se houver um mínimo de empenho na pesquisa.
2. Avalie as opiniões de clientes
Ao buscar informações sobre uma empresa, fatalmente esbarra-se também em listas de antigos clientes. Alguns, pelo próprio porte e linha de trabalho da empresa, já conseguem emprestar um pouco mais de credibilidade ao fornecedor. Outros, nem tanto.
É natural haver desentendimentos no trato comercial, mas, possivelmente, ninguém é mais importante para sua avaliação de fornecedores do que aqueles que já foram ou são atendidos por eles.
Por isso, separe um tempo para ver como anda a satisfação destas empresas.
3. Estabeleça um diálogo aberto
Alguns gestores optam por manter uma postura muito agressiva ou superficial junto aos seus fornecedores. Metodologias de trabalho à parte, a falta de abertura e de confiança entre contratante e contratado pode gerar inúmeros problemas.
Se uma empresa não consegue manter uma relação saudável e dividir informações relevantes para a parceria, também não terá condições de cobrar uma postura muito engajada em troca.
4. Estude bem o contrato
As formalidades de um contrato podem parecer mera burocracia para uma relação que segue estável e bem consolidada ou que, pelo menos, indica que vai ser assim, futuramente.
O problema é que, vez ou outra, esse tipo de interação pode sofrer abalos por diversos motivos. É nesta hora que normalmente são cobradas todas as exigências contratuais — e, então, cada letra miúda conta muito, tanto para um lado como para o outro.
Por isso, é muito importante lembrar que contratos devem ser bem-feitos para garantir o bom andamento do acordo nas horas difíceis, e não apenas nos momentos calmos da relação comercial.
5. Compare preço e qualidade
Empresa alguma deve admitir pagar mais caro por um tipo de produto ou serviço se houver uma segunda opção que consegue suprir as demandas adequadamente — e por um custo menor. Afinal, todas buscam o lucro.
É preciso avaliar, entretanto, que a contratação de um fornecedor com a proposta de preços e condições mais acessíveis deve ser acompanhada de uma boa verificação da qualidade ofertada. Uma economia feita de maneira equivocada pode sair muito mais caro.
6. Realize boas negociações
A cultura do ganha-ganha é bem difundida há muito tempo no mercado, mas algumas empresas insistem em não adotá-la. Em um mundo globalizado, a relação empresarial com determinado fornecedor termina por, de alguma maneira, refletir no mercado.
As empresas que buscam a estabilidade e melhores chances de futuro devem respeitar seus fornecedores e buscar soluções sustentáveis — incentivando sempre a parceria e o bom relacionamento comercial. Do contrário, o caminho poderá ficar muito mais sinuoso e incerto.
7. Proponha metas compartilhadas
Seguindo ainda um pouco do raciocínio anterior, é possível desdobrar boas negociações em desafios para que a parceria, em conjunto, consiga atingir metas interessantes para ambas as partes.
Ao focar em objetivos comuns, empresas podem alinhar uma dinâmica de funcionamento que será favorável para todos. Este tipo de compromisso só consegue ser firmado, verdadeiramente, se houver um bom nível de engajamento entre a empresa e o fornecedor.
8. Mantenha avaliações periódicas
Assim como a qualidade dos serviços prestados e/ou produtos ofertados de uma empresa para o seu público consumidor, seja ele qual for, a avaliação quanto à qualidade das entregas deve ser realizada constantemente.
O não acompanhamento periódico pode implicar em uma queda, muitas vezes gradativa, das entregas — o que acaba comprometendo a performance da empresa contratante.
Para evitar situações como essa, é preciso atentar para a disciplina das análises e perseguir um bom nível de comprometimento para com os resultados da própria empresa.
9. Valorize a qualidade dos serviços
Assim como nas relações pessoais, as corporativas geralmente dão muito mais resultados positivos quando baseadas em uma política positiva de incentivos. É claro que os feedbacks negativos precisam existir — quando feitos adequadamente —, mas não se pode deixar de lado a valorização dos pares.
Neste sentido, a relação de uma empresa com seu fornecedor também pode se aproveitar dessa dinâmica e colher mais empenho, bons níveis de qualidade, negociações acertadas e muito mais predisposição para a cooperação. E isso acontece quando há a presença do fator reforço positivo.
10. Faça uma boa gestão de riscos
Depois de repassar todas essas práticas, é bom lembrar que um bom gestor também precisa estar atento à forma como calcula seus riscos. Considerando os impactos e a probabilidade de as coisas não saírem bem como o planejado, o controle de fornecedores também demanda esse tipo de atenção.
Nesse caso, é preciso considerar tanto as entregas em pauta como a própria relação. Avaliar se ela é confiável e estável, se está sujeita a intempéries e se há alternativas de rápido acesso em caso de complicações. Tudo isto precisa estar bem equacionado.
Entendida a necessidade de manter um bom relacionamento com fornecedores, uma ótima sugestão para complementar a leitura de hoje é conferir nosso artigo sobre o gerenciamento de facilities. Muitas dessas dicas podem ser aproveitadas com os stakeholders, sejam eles fornecedores, clientes ou funcionários.
