A boa gestão da área de facilities é essencial para um empreendimento funcionar adequadamente. Isso porque ela serve como uma atividade auxiliar, englobando e coordenando tarefas relacionadas à manutenção predial.
Independentemente do nível de estruturação de uma empresa, são necessários alguns cuidados nas áreas de higiene e limpeza, segurança e controle de acesso, recepção, entre outras atividades indispensáveis para o andamento do negócio. Portanto, prezar pela boa condução deste campo é vital para fornecer serviços de apoio e ambientes sadios para os colaboradores.
Contudo, o profissional encarregado da área de facilities management possui alguns desafios que costumam tornar mais difícil o seu trabalho, exigindo maior preparo e planejamento. Separamos 9 dos principais a seguir, confira!
1. Reduzir custos e otimizar recursos
A constante pressão pela diminuição de custos é algo recorrente na gestão de facilities — além da cobrança contínua pela otimização dos investimentos. Por isso, o gestor da área precisa focar em uma boa administração do orçamento e na minimização dos gastos.
Também deve elevar o aproveitamento dos recursos financeiros sem que isso afete a qualidade do serviço prestado.
2. Ter responsabilidade pelo compliance (saúde dos contratos)
Cada área de facilities possui uma legislação própria, o que gera maior necessidade de conhecimento sobre regulamentações, normas e leis.
O gestor precisa se aperfeiçoar nesses campos para acompanhar corretamente as questões legais e, deste modo, fomentar o compliance (conformidade) das operações com as regras de cada área.
Isso é importante para obter uma boa saúde dos contratos que devem ser observados e seguidos à risca.
3. Cumprir indicadores rígidos de qualidade
A exigência por qualidade é uma constante na área de facilities, pois muitos desses serviços afetam tanto colaboradores, quanto clientes e fornecedores.
Dessa forma, existem alguns indicadores que precisam ser avaliados, tais como:
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ordens de serviços (abertas x atendidas);
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tempo médio de resposta;
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despesas com equipes (orçadas x realizadas);
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gastos com materiais etc.
4. Padronizar a equipe de terceirizados
Caso a empresa opte pela terceirização, é importante contar com uma terceirizada que padronize a equipe de funcionários externos observando aspectos de qualidade, competência e habilidades necessárias para as tarefas.
Se a companhia contratar isoladamente cada profissional terceirizado, o gestor terá ainda mais trabalho. Esse é um risco, pois a falta de padrão na execução das atividades pode ocasionar divergências na qualidade e no resultado final dos processos. Desse modo, o gestor será responsável por planejar normas e treinar os contratados.
5. Coordenar os Recursos Humanos (RH)
A área de facilities requer uma excelente gestão de RH, pois são muitos profissionais envolvidos nas atividades. E, em grande parte das vezes, são pessoas bem diferentes umas das outras, o que exige competências para gerenciar conflitos e habilidades de conciliação, motivação e engajamento junto à equipe.
Para vencer esse desafio, portanto, é essencial que o profissional encarregado de gerenciar as atividades de facilities tenha os requisitos necessários para exercer papel de liderança.
6. Gerenciar contratos e demandas diversos
Como mencionado, a gestão de facilities envolve diversas áreas, cada uma com suas características e necessidades próprias. Dessa forma, o gestor que contrata profissionais para esses segmentos deverá gerir contratos distintos, além de administrar demandas de cada departamento da empresa.
Por exemplo, a diretoria solicita a contratação de profissionais com alta qualificação e conhecimentos voltados para recepção e atendimento a executivos. Já os setores de vendas e de relacionamento com o cliente exigem outro perfil de recepcionistas.
Além disso, pode haver a necessidade de encontrar profissionais para a segurança — como guardas, porteiros, vigilantes, entre outros. Se as atividades são para negócios com altos padrões de exigência e de requisitos específicos de segurança, como em hospitais e empresas de transportes de produtos químicos, as demandas serão ainda mais complexas.
7. Ter o trabalho notado quando algo dá errado
Um dos grandes desafios da gestão de facilities é a correção e prevenção de falhas, pois erros nas atividades podem ser notados rapidamente. Por exemplo, por mais que a equipe higienize e limpe ambientes que recebem grande contingente de pessoas — como shoppings centers e mercados — um trecho de piso sujo por alguns minutos pode gerar reclamações rapidamente.
Portanto, o gestor deve planejar medidas para evitar possíveis riscos e diminuir as consequências negativas.
Além disso, há o fator “invisibilidade”, pois existem atividades que são notadas apenas quando ocorre algo de errado — e não quando são corretamente executadas. A questão da limpeza é um exemplo. Quando um local permanece sujo, as pessoas percebem mais facilmente e comentam, gerando reclamações.
O gestor precisa focar não só na prevenção dessas ocorrências, como em formas de reforçar a percepção das pessoas quanto ao bom trabalho realizado. Assim, é possível motivar seus liderados, aumentar a colaboração e o senso de equipe.
8. Trabalhar a capacidade de delegar tarefas
Outro atributo necessário ao gestor — e um desafio a ser vencido pelos profissionais da área — é a capacidade de delegar tarefas para seus colaboradores.
Isso pode ser considerado um desafio para o gerente de facilities, pois é preciso tomar cuidado para não se sobrecarregar com funções e incumbências, às vezes, desnecessárias — ou que poderiam ser rapidamente feitas pelos terceirizados.
Desse modo, o gestor é liberado para realizar funções de maior valor agregado e que impactam positivamente nos resultados do negócio — aumentando a produtividade e o lucro da empresa.
9. Contar com referências e dados
Para um bom gerenciamento de facilities, é importante ter dados estratégicos para embasar as decisões. Porém, obter essas informações nem sempre é fácil.
Para isso, é necessário contar com soluções tecnológicas que auxiliam a administração desse campo, organizando os processos e os recursos.
Desse modo, a atuação do líder poderá ser otimizada, já que ele contará com dados atualizados — que refletem os resultados alcançados durante a execução das rotinas de facilities.
Para ajudar a superar esses desafios, é interessante buscar ajuda profissional — ou até cogitar a contratação de uma empresa especializada na área. Dessa forma, além de trocar conhecimentos sobre a adequada gestão de facilities, você poderá se beneficiar da experiência acumulada nas mais diversas áreas.
Uma empresa de terceirização fornecerá um suporte adequado para a manutenção predial da sua empresa, permitindo que a sua equipe interna mantenha o foco nas responsabilidades principais da companhia, ou seja, aquelas ligadas à atividade-fim do negócio.
Agora que você já sabe quais os principais desafios da área de facilities, descubra como reduzir custos com terceirização de facilities!
