Todos os dias, diferentes equipes dentro de uma empresa conduzem suas tarefas com tranquilidade nos escritórios, em um espaço físico organizado.
Imagine o quão difícil seria para gestores e colaboradores terem de conduzir as atividades em um local, por exemplo, mal iluminado e sem os materiais e recursos necessários.
Coordenar toda a infraestrutura de uma empresa e garantir o bom funcionamento dos equipamentos, ferramentas e recursos humanos — a fim de assegurar a produtividade e o bem-estar nos ambientes de trabalho — é uma função muito importante que cabe ao setor de facilities.
A necessidade de reduzir custos operacionais e manter a eficiência é imprescindível para a sustentabilidade de um negócio.
Nesse contexto, a gestão de facilities é uma solução que assegura os serviços básicos para o ambiente de uma empresa, assumindo o controle de todas as responsabilidades operacionais.
Com o auxílio da tecnologia e alinhado a boas estratégias do mercado, a gestão de facilities é capaz de atender às demandas com mais dinamismo e eficiência, contribuindo para a melhora dos resultados globais da empresa.
Se você quer saber mais sobre como investir e integrar qualidade a esse departamento em sua empresa, continue a leitura deste conteúdo sobre gestão de facilities.
Assim, você fica muito bem informado sobre as melhores práticas do mercado. Acompanhe!
O que é gestão de facilities?
A gestão de facilities é uma área extremamente interdisciplinar, pois ela abrange práticas que perpassam toda a organização.
Apesar de recentes mudanças na lei, permitindo a terceirização da atividade-fim, os serviços prestados por empresas de facilities, normalmente, estão relacionadas à manutenção, infraestrutura, segurança, conforto e higiene para o ambiente de trabalho.
Em geral, essas rotinas não correspondem à finalidade principal de uma instituição, contudo elas dão suporte à organização do espaço e melhoria dos processos.
A ideia central de uma gestão eficaz é entregar o máximo de qualidade e contribuir para a produtividade das equipes pelo menor custo possível, cuidando para realizar uma economia eficiente de tempo e de recursos.
Principais serviços da gestão de facilities
As tarefas que fazem parte da gestão de facilities são muitas, porém os serviços que mais se destacam e tem um papel crucial para proporcionar um cotidiano melhor para as pessoas são:
1. Limpeza
Serviços de limpeza são essenciais para a higiene do ambiente de trabalho, para o conforto e a saúde física e mental dos colaboradores. Além disso, um espaço limpo contribui muito para valorizar a imagem da empresa.
Um ambiente mais organizado e cuidado tem um impacto direto na produtividade da equipe.
2. Manutenção
Realizar manutenções — sejam elas corretivas ou preventivas — garante o pleno funcionamento dos escritórios e a conservação dos materiais.
Uma pane elétrica, por exemplo, pode causar interrupções e atrasos nas operações, além de acidentes, gerando prejuízos e despesas de última hora para a empresa. Qualquer tipo de reparo emergencial é oneroso para uma instituição.
Isso justifica a importância de cuidar da integridade das máquinas e equipamentos para que estejam sempre disponíveis para o uso adequado e seguro.
3. Segurança
A segurança é um fator que não pode ser ignorado, nem em prédios residenciais, muito menos em empresas.
Afinal, é indispensável a proteção do patrimônio, bem como da integridade física dos colaboradores — algo que não tem preço.
Portanto, faz parte da gestão de facilities definir quais serão os meios de segurança adotados, como alarmes, câmeras, controle de acesso ou até a presença de um time de vigilantes.
É importante lembrar também da relevância de uma proteção online e dos sistemas em rede, a fim de cuidar dos dados e informações sigilosas da empresa.
O valor da gestão de facilities nas empresas
Considere uma empresa de grande porte, que possui, por exemplo, mais de 2 mil colaboradores.
A complexidade de gerenciar todos os recursos materiais e humanos necessários para manter a estrutura do espaço em pleno funcionamento — e suprir as demandas dos diferentes setores — é enorme.
A falta de uma gestão estruturada de facilities pode acarretar problemas como desperdícios ou subaproveitamento de recursos, além de retrabalho ou erros operacionais.
Investir em eficiência para esse setor garante que todos trabalhem de maneira alinhada, promovendo uma rotina mais equilibrada na empresa.
Assim, a presença de um time e de um gestor de facilities é de grande valor para o funcionamento de uma empresa, independentemente do seu porte.
Mesmo empreendimentos pequenos e médios devem contar com um profissional que assuma a função de coordenar esses serviços.
Por fim, um dos maiores ganhos para uma organização com a gestão de facilities é a possibilidade de gerar uma expressiva economia de gastos e recursos.
Profissionais desse setor analisam diversos fatores, como formas inteligentes de racionar energia ou a adoção de serviços e tecnologias que oferecem um melhor custo-benefício para a empresa.
Os desafios do setor
Um gestor de facilities tem a grande responsabilidade de coordenar a infraestrutura de uma empresa. Um dos grandes desafios de quem trabalha na área é organizar tantas demandas diferentes e de naturezas tão diversas.
Administrar todas as responsabilidades na manutenção de um edifício ocupa muito o tempo e o foco de gestores — sobretudo se a companhia não possui uma equipe somente para dar conta desse departamento.
No entanto, dar atenção às questões ligadas à infraestrutura de um espaço corporativo é essencial para manter o ambiente em pleno funcionamento, sem afetar a produtividade da equipe ou causar uma impressão negativa em clientes que visitam a empresa.
Por isso, a gestão de facilities não pode ser esquecida. A equipe responsável deve se esforçar para controlar as atividades e contornar os obstáculos. Conheça os principais desafios:
1. Gestão de contratos
Muitas empresas contratam profissionais terceirizados de diferentes setores. Nesse cenário, a equipe de facilities deve lidar com diferentes contratos e fornecedores, observando fatores como conformidade, prazos, valores e renovações.
Para organizações que contratam os colaboradores de facilities internamente, resta o desafio de lidar com legislações trabalhistas diferentes, uma vez que existem normas e convenções específicas para cada tipo de profissional.
2. Falta de mão de obra qualificada
Um dos maiores desafios na gestão de facilities — principalmente para empresas que escolhem internalizar as contratações — é a dificuldade de encontrar mão de obra qualificada, assídua, pontual e de confiança.
Essa complexidade aumenta em relação aos profissionais que trabalham dentro dos espaços da empresa, como auxiliares de serviço geral e seguranças.
Lidar com a alta rotatividade do setor também é um grande problema. Para manter a sinergia no ambiente de trabalho, é preciso contratar bons profissionais. Caso a empresa opte pela terceirização desses serviços, também deve ter atenção para selecionar os melhores parceiros.
3. Cuidado com o meio ambiente
Atualmente, é impensável considerar uma empresa como um organismo separado do meio ambiente e ignorar os impactos que causamos na natureza.
Assim, coordenar o uso de recursos, como energia elétrica ou materiais de escritório de forma inteligente e sustentável, é uma questão urgente.
Organizações que realizam ações voltadas para o cuidado do meio ambiente são bem-vistas pelo mercado e pelos clientes, uma vez que passam a imagem de responsabilidade e consciência socioambiental.
4. Atenção aos custos
Manter o equilíbrio nas contas da empresa é uma preocupação diária de gestores e donos de negócios.
Como os serviços de facilities, em geral, não são as atividades-fim da instituição, os gastos devem ser observados com atenção.
O objetivo é oferecer serviços de alta qualidade pelo melhor valor possível.
Quem é o profissional de gestão de facilities?
Em um grande show, os profissionais da gestão de facilities trabalham nos bastidores e garantem que a apresentação seja um sucesso.
Por mais que o grande público não os veja, sem eles, praticamente nada acontece. Afinal de contas, não existe mágica para manter tudo na perfeita ordem.
Nesse tom, o profissional de facilities é aquele que administra todas as funções necessárias para que o grande espetáculo aconteça dentro de uma empresa.
Com tudo em seu lugar e à disposição dos colaboradores, executivos e demais equipes podem se concentrar em assuntos relacionados ao planejamento e ao core business do negócio.
Assim, o gestor de facilities precisa ter muito conhecimento estratégico para coordenar todos os serviços necessários para o dia a dia de uma organização com o máximo de eficiência.
O perfil desse profissional
O setor de facilities está em pleno crescimento no país, e cada vez mais empresas entendem a importância de possuir um profissional-chave qualificado no time para comandar as operações de forma eficaz e elevar os resultados.
Cursos universitários e especializações, como MBAs em gestão de facilities, já existem no mercado. Porém, profissionais que trabalham nessa área podem ter formações acadêmicas diversas, como engenharia, administração, direito ou arquitetura.
Além disso, é essencial ter o domínio da língua inglesa e possuir conhecimentos relacionados à indústria imobiliária e à infraestrutura de construções.
Por conta da multidisciplinaridade da função, o gestor de facilities precisa ter facilidade para o relacionamento interpessoal e saber se comunicar bem, já que ele tem de lidar com diversas pessoas de diferentes níveis hierárquicos.
Ao mesmo tempo, dominar táticas de negociação é um grande diferencial.
Afinal, esse profissional lida o tempo todo com fornecedores. Por isso, é preciso saber negociar para fechar contratos mais vantajosos para a empresa.
Como está a área de gestão de facilities no Brasil?
Na Europa e nos Estados Unidos, o mercado de facilities já é conhecido e muito aquecido, sendo responsável por movimentar a economia.
No Brasil, o setor está em franca expansão, ativando em torno de R$ 100 bilhões por ano.
Para Francisco Abrantes, presidente da ABRAFAC (Associação Brasileira de Facilities), o gestor de facilities é o profissional do futuro.
O cenário global para a gestão de facilities é muito promissor. Contudo, a realidade nem sempre foi essa: entre os anos 80 e 90, as empresas recorriam à conhecida figura do faz-tudo — ou quebra-galho — para dar conta de todos os serviços e manutenções prediais.
O mercado de facilities no Brasil teve o seu início com os grandes empreendimentos e shopping centers, que precisavam de uma grande estrutura de gestão de serviços para manter o bom funcionamento dos serviços e deixar os clientes satisfeitos.
Com o tempo, organizações de diversos segmentos e portes perceberam a importância de contratar empresas terceirizadas que oferecem pacotes de multiserviços, englobando tarefas como limpeza, paisagismo, manutenção, segurança, entre outros.
Nos dias de hoje — apesar do cenário de crise econômica —, existe uma grande oportunidade para a gestão de facilities. Afinal de contas, esses serviços são essenciais. Todavia, se estiverem alinhados a novas estratégias e práticas, é possível observar uma economia significativa dos gastos e a melhora na eficiência.
Ações como o reaproveitamento de água e sistemas diferenciados de climatização e de iluminação — visando o máximo aproveitamento da luz natural — são exemplos de iniciativas da gestão de facilities que permitem uma grande economia de energia, otimizando gastos e recursos.
Assim, entendemos que a gestão de facilities, atualmente, não é apenas corretiva, ou seja, focada em tarefas para reparar defeitos e ajustar falhas.
Há também uma capacidade de iniciativa no setor, de forma a antecipar problemas e repensar soluções com foco no custo-benefício e na sustentabilidade.
Por isso, observamos, hoje, a relevância da retenção de talentos na área, para que as empresas disponham de profissionais dinâmicos e flexíveis.
Dessa forma, é possível criar um elo estratégico entre os diversos serviços que dão suporte ao funcionamento do empreendimento.
Como a terceirização otimiza a gestão de facilities?
A terceirização de serviços de facilities é uma prática comum em diversas empresas como forma de reduzir custos, otimizar processos e agregar mais valor e qualidade às operações.
A contratação de empresas terceirizadas de facilities pode ser a melhor estratégia para maximizar recursos e aumentar a eficiência das operações, por um custo mais benéfico para a instituição.
Essa tática é crucial para que o empreendimento conquiste uma vantagem competitiva no mercado.
Não obstante, é essencial a presença de uma equipe ou de um gestor de facilities dentro da organização, responsável por coordenar e selecionar os melhores fornecedores.
A terceirização no setor de facilities é uma manobra que traz uma série de benefícios para empresas contratantes. Conheça algumas dessas vantagens:
1. Foco total no core business
Com a contratação de serviços terceirizados, a equipe de facilities apenas precisa lidar com os fornecedores, e não com diversos prestadores de serviço. Assim, os gestores têm mais tempo e disponibilidade para tocar os assuntos estratégicos da empresa.
Além disso, é notório que o dia a dia de um gestor de facilities é atribulado. Afinal, são diversas áreas, demandas e tarefas. Nesse cenário, é comum que profissionais sofram com a sobrecarga de trabalho.
Nesse sentido, a terceirização permite uma divisão mais adequada das responsabilidades, uma vez que a empresa contratada cuida de assuntos específicos, como o contrato de trabalho dos colaboradores e treinamentos especializados.
Assim, o gestor de facilities consegue exercer a função com mais eficiência e autonomia, para tomar decisões mais acertadas.
Cabe a esse profissional acompanhar a performance dos colaboradores externos e supervisionar o trabalho fornecido pela empresa contratada, a fim de garantir sempre os melhores serviços para sua empresa.
2. Equipe especializada
Conforme falamos, um dos maiores desafios na gestão de facilities é encontrar mão de obra especializada.
Além de se dedicar às atividades-fim, é inviável, para muitas empresas, oferecer treinamento e capacitar os profissionais de facilities — sem contar o fato de que cada um deles exerce uma função diferente.
Isso deixa de ser um problema quando a instituição opta por terceirizar os serviços, uma vez que a empresa contratada será a responsável por selecionar e capacitar os diferentes profissionais de acordo com o escopo de cada função.
Dessa maneira, é mais simples poder contar com colaboradores mais preparados.
Equipes que trabalham em empresas de terceirização já possuem um know-how sobre o mercado e assuntos técnicos específicos sobre facilities. Certamente, ter um suporte mais qualificado é um grande diferencial.
3. Custos operacionais e de encargos trabalhistas
A legislação trabalhista brasileira é conhecida por ser detalhista e complexa.
Os encargos e direitos dos trabalhadores previstos pela lei oneram a folha de pagamento.
Nesse caso, a terceirização é positiva para as instituições, uma vez que a empresa fornecedora assume toda a tarefa de contratar os profissionais.
Como comparação, o custo-benefício de terceirizar em relação a formar uma equipe interna para realizar as tarefas de facilities é melhor.
Além dos custos trabalhistas, a empresa evita dor de cabeça em relação ao cuidado de manter a conformidade com a lei e com possíveis ações judiciais.
4. Investimentos mais estratégicos
Investir em atualização de métodos e boas práticas, além do uso da tecnologia, para as equipes de facilities, é o caminho certo para garantir maior qualidade e um diferencial.
Contudo, realizar essa empreitada nem sempre é possível dentro do orçamento — muitas vezes apertado — dos empreendimentos.
Fornecedores de qualidade oferecem capacitação e treinamento constante para os prestadores de serviço, permitindo maior investimento de recursos em projetos mais relevantes para o planejamento estratégico do negócio.
Qual a perspectiva de crescimento?
Para que uma empresa conquiste um lugar de destaque, cada detalhe dentro da organização conta.
Nesse contexto, a gestão de facilities — que assume uma posição atualmente de interesse e notoriedade — representa um grande trunfo para as instituições, devido ao seu grande potencial de aumentar a eficiência e gerar economia.
Em pleno crescimento, a gestão de facilities já é considerada uma parte importante no planejamento estratégico de muitos negócios.
Assim, as empresas estão cada vez mais interessadas em integrar boas práticas e novas técnicas que prometem otimizar ainda mais o setor.
Confira algumas das principais tendências para essa área:
Soluções terceirizadas integradas
O número de empresas que optam pela terceirização é expressivo. Contudo, organizações demandam, agora, serviços mais maduros e integrados ao setor de facilities.
Além disso, elas buscam parceiros que possam fornecer uma solução mais completa e moderna, mas também mais flexível.
A ideia, então, é encontrar prestadores de serviços terceirizados que oferecem recursos personalizados — e mais completos — para as particularidades de cada empreendimento.
Demanda por serviços com maior valor agregado
Os clientes hoje são mais exigentes e, por isso, demandam colaboradores que demonstram habilidades extras — além de exercer bem a sua função.
A tendência é que empresas requisitem um trabalho mais especializado e possam ter em seus times profissionais mais alinhados com os objetivos da corporação e com o mercado no qual a instituição está inserida.
Os profissionais do setor de facilities podem ser terceirizados. Entretanto, eles estão inseridos no ambiente corporativo da mesma forma que os demais colaboradores.
Sendo assim, eles também representam a empresa perante os clientes, investidores e acionistas. Por isso, é importante certificar-se de que eles estão alinhados aos valores e princípios da organização.
Tecnologia como aliada
Ferramentas tecnológicas contribuem expressivamente para as operações de qualquer empresa — e soluções digitais podem ser encontradas em praticamente todos os departamentos de uma organização.
Na gestão de facilities, essa também é uma realidade.
Gestores de facilities precisam ter mais visibilidade a fim de conseguir maior controle sobre as tarefas para coordenar todo setor de forma organizada.
Hoje, muitas plataformas desenvolvidas especialmente para facilities permitem a concentração de inúmeros serviços em um único painel de controle.
Esse recurso facilita a vida do gerente, que pode acompanhar o desempenho dos colaboradores internos e terceirizados, além de monitorar o andamento das outras tarefas.
Softwares como esse permitem:
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otimizar o tempo do gestor;
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gerar informações com mais precisão e clareza;
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economizar recursos;
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evitar erros e retrabalho;
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identificar gargalos no setor;
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emitir relatórios e números que facilitam o acompanhamento do desempenho.
Qualquer instituição, grande ou pequena, possui uma infraestrutura que precisa ser mantida para que as operações sigam em frente.
Por conta da importância dessa demanda, surge a gestão de facilities, que tem como principal objetivo zelar pelo bom funcionamento do espaço corporativo.
Agora que você sabe tudo sobre o setor, pode avaliar como incorporar as melhores dicas e práticas em sua empresa para potencializar os resultados e aumentar a eficiência e produtividade.
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