A possibilidade de contratar empresas terceirizadas é um grande facilitador para as organizações. Entretanto, na hora de fazer a troca entre um e outro prestador de serviço, isso acaba causando muitas dúvidas e dificuldades aos gestores.
Isso acontece porque deve haver uma relação de confiança entre terceirizada e a empresa contratante. A parte jurídica deve estar bem alinhada com a legislação em vigor e as equipes que prestam os serviços precisam estar alinhadas com treinamentos e certificações constantes.
Confira 7 cuidados que a sua instituição deve ter com a troca de empresa terceirizada!
1. Entenda o motivo da troca
Se a sua empresa pretende trocar uma prestadora de serviços terceirizados por outra, busque entender muito bem qual é o motivo desta substituição.
A empresa não está atendendo às suas necessidades? O atendimento deixou a desejar? O preço não é competitivo? A terceirizada descumpriu algum preceito legal?
Esse fator é fundamental para que o outro processo de contratação seja aberto, mas alguns pontos de atenção devem ser observados.
Os seus objetivos com a nova prestadora devem vir ao encontro das suas necessidades. Por isso, o processo de seleção da terceirizada deve ter com um escopo muito bem definido.
Se não houver esse cuidado durante a etapa de seleção, a sua empresa corre o risco de não ter a sua demanda resolvida — e pode ter problemas mais sérios que o serviço ruim.
2. Pesquise o histórico das empresas terceirizadas
É muito importante levantar o máximo de informações possível sobre as facilities que podem ser contratadas.
Pesquise os clientes que elas já atenderam, verifique como era a prestação de serviços e os pontos fracos e fortes de cada uma.
Isso é fundamental para entender como essas empresas trabalham.
Para isso, liste as principais dificuldades que elas já apresentaram e os diferenciais oferecidos. Confira também sobre os valores cobrados pelos serviços e as especificidades previstas nos contratos.
A qualidade da prestação de serviços dos colaboradores das empresas terceirizadas também precisa ser avaliada.
3. Assegure a frequência de treinamentos das empresas terceirizadas
Identifique as necessidades de treinamentos de cada empresa terceirizada. As instituições de segurança, por exemplo, dependendo da necessidade de cada empresa, precisam de cursos e treinamentos.
Se a sua instituição necessita de segurança armada, por exemplo, é importante que a terceirizada disponha de condições para fornecer os treinamentos adequados. Nesse caso, é necessário obter certificações junto à Polícia Federal.
Em outro contexto, se a sua empresa for da área de saúde, como laboratórios e clínicas — ou de outro segmento de serviço de natureza contínua — a equipe de limpeza pode precisar de treinamentos específicos para lidar com materiais infectados e objetos perfurocortantes.
4. Consulte a documentação das terceirizadas
Há uma série de documentos, certidões específicas e outros registros que devem ser cobrados antes de decidir pela troca da empresa de facilities.
As certidões negativas referentes a débitos municipais, estaduais e federais — especialmente aquelas expedidas pelo INSS (Instituto Nacional de Seguridade Social) — merecem atenção especial.
Outros papéis, como os referentes a Processos Cíveis, Criminais e Trabalhistas — tanto da pessoa jurídica como dos sócios ou proprietários da empresa terceirizada — devem ser requeridos.
Também é importante lembrar de solicitar a Certidão do Distribuidor de Processos Federais, da pessoa jurídica e dos sócios ou proprietários das empresas de prestação de serviços. Além disso, peça a certidão negativa de reclamações junto ao Procon.
5. Tenha atenção aos colaboradores das terceirizadas
É imperioso ter um cuidado muito grande com os funcionários das empresas terceirizadas antes de trocar de prestadora. Recomenda-se checar se a contratação do pessoal obedece o devido processo legal e se respeita os pisos salariais de cada categoria.
Outro ponto de atenção: verifique se a empresa tem muita rotatividade de pessoal, pois isso pode sinalizar pouca satisfação dos empregados com a prestadora.
Verifique também a frequência com a qual as equipes passam por treinamentos, cursos e capacitações.
Se a terceirizada possui um calendário específico para isso, é um bom sinal. Outra forma de medir o nível de satisfação das equipes que trabalham nas empresas terceirizadas é conhecer os benefícios que elas oferecem, pois esse é um bom indício da preocupação das prestadoras em manter os bons funcionários.
6. Verifique a disposição das empresas para inovar
Não é porque você vai contratar um serviço por meio de uma empresa terceirizada que você deve desconsiderar a importância da inovação.
Quanto mais a prestadora estiver disposta a inovar no serviço que ela presta, mais a sua organização vai ganhar. Independentemente se a sua empresa precisa de serviços de segurança, portaria, limpeza — ou qualquer atividade —, é desejável que ela esteja alinhada às novas tecnologias e modelos de gestão.
Contratar empresas de facilities que tenham a mente aberta para o futuro e estejam dispostas a testar novas possibilidades para melhorar o trabalho a cada dia, é muito importante para a sua organização.
Por mais que sejam funcionários terceirizados, eles podem ter a percepção de soluções inovadoras em áreas que nem os próprios gestores da organização percebem. Muitas vezes o olhar de alguém de fora consegue notar pontos de melhoria interessantes para a empresa.
7. Atente para os preços cobrados
Esse é um aspecto que define uma contratação, mas não deveria, pois, muitas empresas querem mudar de terceirizada porque estão em busca de preços menores.
Acontece que o valor cobrado pelo serviço não deve ser a única variável observada.
Fique muito atento àquelas prestadoras de serviços que prometem contratos muito abaixo dos valores do mercado. Verifique todos os pontos citados acima antes de contratá-las e foque na qualidade do trabalho prestado.
O preço é essencial para que a terceirização compense, mas é interessante avaliar todos os aspectos citados acima.
Não adianta contratar uma empresa que está começando no mercado agora se ela não tem experiência na área ou referências, por exemplo. O mesmo vale para uma empresa que oferece um bom preço, mas que não treina os funcionários e não tem as certificações exigidas.
Portanto, a troca das empresas terceirizadas pode ser muito interessante, mas exige uma atenção especial a todos esses pontos.
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