Conforto, higiene, segurança e infraestrutura — quem coordena um espaço de trabalho ou convivência conhece a responsabilidade em prover todos esses serviços necessários para o desempenho das atividades. Erros no gerenciamento de facilities, por exemplo, podem trazer transtornos e prejudicar a produtividade. Por isso, eles devem ser evitados.
Você sabe que falhas são essas? Para matar sua curiosidade, separamos 7 erros de gerenciamento de facilities que comprometem a organização e a funcionalidade desses locais, impedindo as pessoas de desempenharem suas funções de maneira produtiva.
Quer conhecê-los? Então, continue a leitura.
1. Não cuidar das operações terceirizadas
A terceirização pode trazer muitos benefícios à empresa, tais como reduzir despesas, garantir a especialização na realização de determinados serviços, otimizar processos internos e aumentar a produtividade.
No entanto, isso não exclui a responsabilidade do facilities manager de cuidar das operações. Esse profissional é o responsável por fazer as análises iniciais sobre a qualidade e a idoneidade da empresa de facilities antes de fechar o contrato.
Para isso, ele precisa fazer um levantamento preciso da companhia junto ao mercado, além de definir termos razoáveis para a realização do negócio.
Após a contratação, é necessário acompanhar os serviços, verificar se eles são realizados de acordo com os termos acertados e interagir com a prestadora para garantir a máxima eficiência.
Vale lembrar também que, pela legislação atual, cabe à contratante exigir a comprovação de cumprimento das obrigações fiscais e trabalhistas, a fim de evitar possíveis problemas com a justiça.
Portanto, terceirizar significa delegar — e não abandonar. É tarefa do gerente de facilities fazer essa ponte entre a terceirizada e a organização, garantindo a satisfação da empresa e o bem-estar dos funcionários.
2. Complicar os processos
Melhorar a qualidade do serviço não significa embaraçar os processos. Se os funcionários passam muito tempo realizando atividades burocráticas e repetitivas apenas para manter determinados registros, essa postura precisa ser revista.
Mesmo que seja necessário registrar dados para avaliar a produtividade — e vamos falar sobre isso no último item —, a tecnologia hoje permite formas mais eficientes de realizar esse controle.
Quer garantir a organização e a funcionalidade do espaço sem aumentar os custos? Um bom começo é tomar algum tempo para revisar os procedimentos atuais, verificar se eles podem ser simplificados e implantar as melhorias. Em pouco tempo, será possível notar uma maior produtividade.
3. Ignorar as necessidades de treinamento
Os resultados que as empresas desejam dependem da atuação de seus recursos humanos. Por isso, a realização periódica de treinamentos baseados em necessidades reais é fundamental para garantir a qualidade dos serviços.
Procedimentos de segurança, cuidados para a manutenção de um espaço, melhores formas de abordar as pessoas que circulam na empresa — todos esses temas merecem aperfeiçoamento constante e, consequentemente, treinamento frequente.
4. Deixar de considerar o aspecto sustentável na tomada de decisões
Do ponto de vista ambiental, o barato, literalmente, sai caro — especialmente em médio prazo. Por isso, ao tomar decisões, a sustentabilidade deve ser um dos aspectos levados em consideração.
Apostar em soluções ecológicas para a captação e reaproveitamento de água, preferir a utilização de iluminação natural ou fontes alternativas de energia e investir em soluções sustentáveis — a princípio, essas não são as alternativas mais baratas.
No entanto, essas soluções podem levar a reduções significativas das despesas de consumo. Além disso, são medidas que protegem a organização em caso de racionamentos de energia ou variações exorbitantes nos preços praticados pelo mercado. É uma forma de se prevenir contra esses imprevistos.
5. Ter uma rotina de apagar incêndios
Quando se fala em facilities management, precisamos pensar em duas linhas de atuação: a proativa e a corretiva — e seus nomes já são bastante explicativos.
O fato é que, em muitas organizações, a área corretiva recebe muito mais atenção, e o gestor tem muito do seu trabalho voltado para a recuperação, solução emergencial ou o restabelecimento da funcionalidade de serviços e equipamentos. Nem sempre a responsabilidade por essa rotina — voltada a apagar incêndios — é do gestor de facilities.
Isso ocorre porque, quando ele propõe ações proativas — aquelas que previnem falhas, defeitos, quebras e reclamações —, o setor financeiro normalmente afirma que não há recursos para implementá-las.
Porém, o que acontece quando surge um problema? Os recursos aparecem, pois os ajustes são inevitáveis. Geralmente, essas soluções tardias custam muito mais caro do que as ações preventivas.
Portanto, como nem sempre o gestor de facilities tem autonomia para mudar a situação, cabe a ele documentar suas propostas proativas, deixar seus superiores cientes dos projetos e procurar, pouco a pouco, conscientizar o alto escalão e a gerência financeira sobre as vantagens de adotar uma postura preventiva.
6. Protelar a resolução de problemas
Nesse aspecto, as colocações já mencionadas no item anterior também devem ser consideradas. Muitas vezes, o gestor de facilities propõe uma solução definitiva para determinado problema, mas o projeto é vetado pelo setor responsável pela distribuição de recursos.
No entanto, esse adiamento da solução pode exigir a tomada de medidas ainda mais caras em um futuro próximo. Por isso, mesmo que você não tenha autoridade para efetivar esses projetos sem a aprovação de outros setores, é importante documentar as iniciativas para encontrar soluções mais baratas e efetivas.
7. Esquecer de documentar metas e analisar a produtividade
Atualmente, uma das grandes tendências na área de gestão é substituir as decisões intuitivas por uma postura data-driven. Isso significa que os gestores devem fundamentar suas ações por meio de dados coletados e analisados, garantindo uma maior produtividade.
Para que isso aconteça, os diversos setores precisam desenvolver o hábito de documentar as suas metas, tornando essa avaliação possível. Nesse contexto, deixar de realizar os registros necessários é um dos principais erros — e isso pode levar a análises equivocadas e decisões pouco assertivas.
Sem entender exatamente qual é o desempenho atual das diversas equipes, é impossível propor alterações nos processos visando a melhoria da performance. É fundamental, portanto, mapear suas operações atuais para sugerir intervenções que otimizem os serviços.
Conciliar necessidades e interesses ao coordenar um espaço de trabalho ou convivência é um grande desafio. Porém, ao evitar esses erros de gerenciamento de facilities, muitos problemas podem ser contidos, garantindo a funcionalidade e a produtividade da organização.
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