O mercado, em geral, se encontra diante de um cenário em que a competição é cada vez mais acirrada. Por isso, hoje em dia, mais do que produtos inovadores, é preciso oferecer um serviço completo, garantindo a qualidade das entregas e a alta produtividade. Neste contexto, não há atividade mais estratégica do que aquela realizada pelo gerente de operações.
Alcançar resultados expressivos — e positivos — não é uma tarefa simples. É preciso haver planejamento e organização para utilizar os recursos da melhor forma possível, sem desperdício e sempre mantendo o foco na produtividade.
A responsabilidade pela organização dos processos e pela gestão das equipes profissionais é do Gerente de operações — é o profissional indicado para garantir que todas as áreas da empresa funcionem plenamente.
Em geral, a área atua com base em conceitos de produtividade, qualidade, controle de processos, capacidade, instalações, layout, controle de inventários e planejamento. Saiba mais sobre a importância da gestão de facilities para as empresas.
Qual é a relação entre o gerente de operações e a qualidade das entregas?
O setor responsável pelas ações operacionais lida diariamente com todos os tipos de contratempos. Por isso, é preciso agir com rapidez, precisão e sensatez.
Problemas como um cano furado, elevadores como defeito até mesmo uma greve de ônibus e metrô, tudo isso deve ser previsto e a área precisa estar preparada para qualquer situação. Isso exige algumas habilidades multidisciplinares e uma capacidade para entender e resolver um pouco de tudo — financeiro, produção, vendas etc.
É preciso dar uma solução eficaz e rápida para o cliente, a fim de evitar que as eventuais crises se tornem ainda maiores e acabem por influenciar conflitos em outros setores.
Além disso, esse profissional deve ter visão e competência para reconhecer oportunidades de ganhos e desenvolver ações que garantam o aumento da produtividade — com foco na melhoria dos processos e, claro na qualidade das entregas.
Como melhorar a rotina operacional?
Apresentamos, abaixo, algumas dicas para auxiliá-lo na otimização dos processos em sua empresa. Acompanhe:
1. Aposte no benchmarking
Muito utilizada na área de comunicação para o desenvolvimento de projetos, o benchmarking é o processo de comparação de produtos, serviços e práticas empresariais em relação aos concorrentes.
Realizada por meio de pesquisa, a ferramenta tem o objetivo de melhorar processos e, claro, desenvolver ações para se manter à frente da concorrência. Por meio desse método, é possível identificar os problemas, as falhas e criar iniciativas para uma resolução eficaz dos problemas.
2. Considere a terceirização de funções específicas
Atualmente, algumas empresas ainda mantêm funções relacionadas à manutenção, limpeza e logística com equipes internas em seus negócios. No entanto, esse sistema pode não ser suficientemente eficaz.
Sendo assim, é preciso fazer uma apuração detalhada, com base em métricas de produtividade e gastos da sua empresa, para determinar se vale a pena manter os funcionários ou adotar a terceirização. Muitas vezes, terceirizar uma parte da equipe pode ser mais lucrativo — tanto em termos de qualidade do serviço prestado, quanto nos gastos em geral.
No entanto, lembre-se de pesquisar bastante as opções disponíveis no mercado para que o prejuízo não seja maior do que os benefícios.
Antes de contratar uma empresa de terceirização, é preciso observar alguns pontos de atenção e compreender que há responsabilidades mútuas. Esteja atento às condições trabalhistas, pagamentos e à situação financeira atual da empresa.
3. Ofereça um ambiente de trabalho adequado
O ambiente laboral é o reflexo de como os colaboradores se sentem. Locais que não são confortáveis e amigáveis facilitam a distração e causam stress, desmotivação e problemas de saúde.
Para manter os profissionais engajados e alinhados com a cultura organizacional, é preciso transformar o local de trabalho em um ambiente agradável. Então, preste atenção em fatores como temperatura, níveis de ruído e de luz, qualidade do ar, entre outros.
Mantendo o local de trabalho organizado e limpo, é possível garantir que os funcionários se concentrem no trabalho e, consequentemente, aumentem a produtividade.
4. Mantenha a motivação dos funcionários
O gerente operacional pode trabalhar em parceria com outras áreas da empresa para identificar a possibilidade e a oportunidade de implementar “day offs” de aniversário, home office e outras medidas do tipo.
É indicado, ainda, apostar em outros benefícios e vantagens aos funcionários, como locais de descanso, espaço para café e confraternização, atividades extra (equipes de corrida, ginástica laboral etc.), e até mesmo na disponibilização de fretados e vans para que os colaboradores tenham mais conforto na ida e na volta do trabalho.
Não se esqueça de que profissionais motivados e valorizados produzem mais e fazem entregas com mais qualidade.
5. Esteja sempre disponível
É muito comum que as equipes se comuniquem apenas entre si. No entanto, o Gerente de operações deve se mostrar disponível para todos.
Portanto, converse diariamente com as equipes de manutenção, sente-se com outros gestores e procure por soluções aos problemas apresentados. Além disso, aborde funcionários e clientes com alguma frequência para descobrir do que eles sentem falta ou o que eles sugerem como melhoria.
Dessa maneira, você terá maiores chances de oferecer, continuamente, o melhor serviço possível.
6. Habitue-se a justificar seu orçamento
Conversar sobre orçamento com diretores e CEOs sempre foi algo muito complicado. Por isso, ao identificar algo que precisa ser modificado, junte todas as evidências possíveis e mostre o motivo pelo qual você recomenda a adoção de tal medida.
Uma boa dica é coletar informações dos concorrentes — com o benchmarking — e mostrar os resultados conquistados após a implementação de determinadas práticas na rotina empresarial. Além disso, faça uma projeção de como essas medidas auxiliam na produção e impactam positivamente nos resultados. Afinal, contra fatos não há argumentos, não é mesmo?
Como podemos observar, a atuação do Gerente de operações é de uma importância vital para o bom andamento dos processos e rotinas das empresas. Manter tudo organizado e funcionando sinergicamente contribui não apenas para melhorar a qualidade das entregas, mas também para motivar os funcionários, resolver crises e desenvolver iniciativas que permitem unir e alinhar todos os setores da empresa.
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