O gerenciamento de facilities é fundamental para manter os cuidados necessários na infraestrutura de um negócio. É a área responsável por cuidar da preservação do edifício e das instalações.
No artigo de hoje você vai entender melhor esse conceito e saber mais sobre os serviços envolvidos. Além disso, vamos mostrar as melhores práticas e os benefícios gerados para as organizações. Continue a leitura!
O que é o gerenciamento de facilities, afinal?
O gerenciamento de facilities — também chamado de facilities management — pode ser definido como a gestão de práticas necessárias para manter o bom funcionamento de uma empresa.
Sendo assim, seus objetivos principais são oferecer higiene, segurança, manutenção e conforto, pelo menor custo possível. A ideia é criar um ambiente de trabalho adequado ao bem estar dos empregados para que eles desempenhem suas atividades de maneira produtiva.
Geralmente, as rotinas ligadas a essa gestão não integram a atividade-fim do negócio, já que o objetivo é oferecer suporte aos outros processos e garantir que eles sejam executados com perfeição. Essas atividades incluem a limpeza e a conservação, por exemplo — falaremos mais sobre elas adiante.
A importância dessa gestão para as empresas
A importância do gerenciamento de facilities para as corporações está ligada ao tamanho da companhia — tanto no que diz respeito à dimensão física, quanto no número de empregados.
Ou seja, quanto maior a infraestrutura, maior é a dificuldade de gerenciar a conservação da edificação e atender às demandas pessoais de todos os colaboradores, sendo muitas vezes necessária a criação de uma área específica para o facilities management.
Apesar disso, em algumas firmas essas atividades são coordenadas pelos setores de compras e recursos humanos, o que ajuda a organizar a distribuição de tarefas. Porém, caso elas não sejam integradas, pode haver prejuízo na eficiência e na qualidade do trabalho prestado.
Quais serviços podem ser terceirizados?
Quando se fala em facilities, alguns serviços ganham maior destaque, principalmente porque melhoram a rotina das pessoas e pela presença em quase todas as organizações.
Por não estarem diretamente ligados à atividade-fim, muitas vezes se escolhe terceirizar tarefas de limpeza e manutenção, deixando essas operações nas mãos de negócios especializados em facilities. Essa pode ser uma boa alternativa para obter resultados satisfatórios — além de auxiliar na redução de custos.
Algumas atividades oferecidas incluem:
Limpeza
A contratação de profissionais terceirizados para limpeza é essencial para manter o ambiente de trabalho limpo e organizado. Isso é fundamental para assegurar a satisfação das equipes, promover a saúde e a qualidade de vida e gerar motivação nos funcionários, valorizando a marca.
Manutenção
Já a manutenção se relaciona aos cuidados necessários da estrutura e à resolução de problemas diversos, como em máquinas, instalações elétricas e hidráulicas, construções e arquitetura.
Vale lembrar que esse tipo de serviço é fundamental para a segurança dos trabalhadores, pois qualquer falha nos equipamentos ou na estrutura pode gerar um risco de acidente, além do desconforto e dos prejuízos causados — que poderiam ter sido previstos e resolvidos com antecedência.
Alimentação
Outro ponto a ser destacado é o fornecimento de alimentação em refeitórios dentro da empresa. A contratação de uma equipe voltada para atender a essa demanda ajuda a reduzir os custos e aumenta a satisfação dos trabalhadores, oferecendo um benefício.
Segurança
Este é um ponto que não deve ser ignorado. Para esse tipo de serviço, é preciso contratar uma firma experiente na área, capaz de alocar equipes de segurança patrimonial.
Essa atividade é essencial para a proteção da empresa e de seus colaboradores, evitando situações em que poderia haver prejuízos, como fraudes, desvios internos, invasões e ataques.
Quais são as melhores práticas para uma boa gestão?
Como dito anteriormente, deixar de estruturar o setor de gerenciamento de facilities pode gerar perdas para a empresa e elevar os custos operacionais. Sendo assim, é necessário observar algumas normas que podem ajudar a aprimorar a gestão e garantir resultados mais satisfatórios. Saiba quais são:
1. Treinamentos de integração
Envolve treinamentos das equipes externas com o objetivo de integrá-las à rotina de trabalho e explicar a cultura organizacional da firma. Essa é uma boa prática para que os terceirizados absorvam os valores do negócio e proporcionem uma experiência diferenciada.
2. Realização de benchmarking
O benchmarking consiste na prática de avaliação das melhores práticas adotadas pelo mercado — incluindo a concorrência. É uma maneira de aprimorar os processos e detectar quais melhorias podem ser feitas para otimizar o desempenho.
Nesse caso, vale a pena conferir quais são os melhores conhecimentos aplicados, avaliar a viabilidade de implementar essas situações na sua empresa e quais os resultados que podem ser alcançados com as mudanças.
3. Cuidado na contratação de fornecedores
O preço é sempre o fator de maior importância na hora de negociar com fornecedores. Entretanto, outras questões precisam ser avaliadas ao escolher esse tipo de serviço e elas envolvem:
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qualidade;
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capacidade de fornecimento;
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reputação do fornecedor.
Por isso, não considere apenas o valor no momento de contratar uma gestora de facilities. Verifique a qualidade dos serviços prestados, peça a indicação de companhias parceiras e analise o custo-benefício. É preciso contratar firmas com profissionais qualificados e especializados na gestão de facilidades.
4. Acompanhamento das atividades com indicadores de desempenho
Os indicadores de desempenho — também conhecidos como KPI’s — são uma excelente ferramenta de gestão para avaliar os resultados dos processos e as falhas que comprometem o alcance das metas.
No que diz respeito ao acompanhamento das facilities, vale a pena estabelecer um SLA (Acordo de Nível de Serviço) com os fornecedores. Esse documento determina o papel e as responsabilidades dos envolvidos e quais são os objetivos a serem alcançados.
Quais as vantagens de uma gestão de facilities para as empresas?
Redução de custos
A redução de custos é um dos principais benefícios obtidos com a terceirização de alguns setores. Ela ocorre principalmente pela redução dos gastos com encargos trabalhistas.
Qualidade no serviço
Como as prestadoras de facilities são especializadas no que fazem, pode-se afirmar que o serviço será oferecido com maior qualidade — pois já são conhecidas todas as particularidades, necessidades e responsabilidades que envolvem o trabalho. Ou seja, os colaboradores já vêm capacitados, conhecendo a rotina de trabalho e não precisam ser treinados pela contratante.
Foco na atividade-fim
Quando se terceiriza essas atividades, sua equipe passa a se dedicar à finalidade do negócio. Ou seja, todos os recursos e esforços são direcionados aos processos que realmente agregam valor para os clientes.
Possibilidade de melhoria nos resultados
Com esse direcionamento das atividades, o aumento da qualidade e a redução de custos, é seguro afirmar que os resultados são melhorados — principalmente no que diz respeito à satisfação dos funcionários e ao aumento da competitividade do negócio.
O gerenciamento de facilities é uma área fundamental para que a companhia forneça um ambiente seguro e adequado aos colaboradores. Além disso, ao terceirizar algumas atividades, é possível otimizar os processos e impulsionar os resultados, agregando mais valor aos produtos e serviços oferecidos para os clientes.
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