Muito bem, você fez todo o seu planejamento, identificou todos os processos na sua empresa que poderiam ser terceirizados, analisou os custos internos de tais atividades, pesquisou a fundo sobre as melhores empresas de terceirização disponíveis e finalmente assinou o contrato com a empresa da sua escolha!
E agora?
É depois de tudo isso que a grande parte dos empresários se perdem ao contratar uma terceirizada, na implementação da mesma. Para ajudar a se encontrar nesse processo, vamos explicar como a implementação da terceirização ocorre.
Implantação
A implantação, nada mais é, que a delegação das atividades escolhidas para os gestores da prestadora de serviço, alocação de pessoas, treinamentos práticos e definições de rotinas.
Depois que os colaboradores terceirizados são contratados, o plano de transição para a terceirização deve incluir todas as tarefas a serem realizadas, mesmo as menores ou mais comuns. Isso inclui um plano de comunicação e também um cronograma de transição.
O processo de implantação deve ser planejado com antecedência e normalmente começa com cerca de um mês antes da implantação oficial. Isso porque se não for cuidadosamente planejado, elementos críticos podem não receber a atenção necessária ou serão esquecidos.
Nesta fase da implantação o contratante oferece o local a ser usado para armazenagem de equipamentos, EPIs e produtos e cabe à prestadora de serviços validar o local e alocar toda a sua estrutura organizacional interna, de maneira funcional, prática e segura, garantindo a facilidade de acesso e a rapidez no atendimento das demandas das áreas solicitantes.
O prazo de entrega dos produtos e materiais varia, dependendo os tipos de produtos adquiridos, as suas quantidades, o estoque disponível e a distância entre as centrais de distribuição e o endereço de entrega.
Essa fase é sustentada por muita comunicação entre terceirizada e contratante. Essa comunicação deve ser honesta, abundante e significativa, para que a implementação dê certo.
Ao final dessa etapa, é dever tanto do contratante quanto da terceirizada verificar e garantir que todas as cláusulas do contrato estão sendo realizadas e mantidas, sem interferir na produtividade e organização da empresa.
Quanto tempo dura?
O tempo de implantação pode variar bastante, dependendo do grau de complexidade da sua empresa e o serviço à ser prestado. Por isso o cronograma de implementação é tão importante. É o momento de validar se as rotinas de trabalho fazem sentido, se o time escolhido entendeu à cultura do cliente, e se as expectativas estão alinhadas.
Definir metas de curto prazo – assim como uma meta geral para o final da fase – e, assim, ter várias vitórias em curto prazo, tem provado ser de grande ajuda para dar um “norte” para os colaboradores. Elas fornecem evidência do progresso e diminuem a resistência sobre a mudança.
No fim da implementação, o resultado é que, tanto contratante quanto terceirizados obtiveram informações sobre o que deve ser mudado ou acrescentado, para garantir um bom ritmo e excelência na entrega dos serviços.
Resultados de uma boa implantação
Alguns aspectos da forma de implantação de terceirização visam estabelecer uma verdadeira parceria e trazer recompensas significativas.
1. Pouca resistência
A maioria de seus colaboradores efetivos irá apresentar algum nível de resistência com o processo de terceirização, por simplesmente ser uma reação humana. Nós, seres humanos preferimos o “status quo” (situação atual), mesmo que o futuro prometido seja melhor que onde nos encontramos agora.
Ou seja, somos avessos a mudanças, seja ela qual for.
A fase de implantação é importante para mudar a cabeça desses colaboradores, e fazê-los abraçar a terceirização como uma estratégia de negócios e uma mudança positiva. É o momento que todos vão se conhecer e aprender sobre as técnicas e habilidades um do outro, experimentar técnicas novas de integração e ver como o novo clima e ambiente pode trazer novas oportunidades.
2. Mais produtividade
Um processo de implantação bem-sucedido pode levar a produtividade e satisfação no trabalho a um nível mais elevado do que antes do processo de terceirização.
Acredita-se que isso se deve na grande confiança que esse período de implementação estabelece entre os colaboradores efetivos e terceirizados.
Seus colaboradores podem trabalhar com confiança e sem preocupações porque sabem que seus companheiros são treinados e especializados naquilo que foram contratados para fazer, tendo como prioridade a saúde de toda a equipe e foco no crescimento da empresa também.
Grandes pesos tirados de seus ombros sempre deixam os trabalhadores mais calmos e mais dispostos a fazer suas atividades, tornado todos os procedimentos mais rápidos e com menos riscos de erros.
3. Um perfil que se encaixe na sua empresa
As empresas terceirizadas, ao formar um contrato, tomam cuidado de alinhar seus objetivos com a estratégia de negócio do contratante. A preocupação em realizar um atendimento customizado é primordial nessa etapa.
Isso vale para o perfil dos colaboradores também! Como dissemos, a implantação, é praticamente um período de teste. Você pode avaliar se os colaboradores terceirizados estão cumprindo com os valores, metas e ética da sua empresa.
Assim como a fornecedora de serviço faz um programa especializado e próprio para a arquitetura da sua empresa, ela também escolhe os colaboradores cujo perfil melhor se encaixam no seu negócio.
Nessa fase, se você tiver algum problema com um terceirizado – por problemas de comportamento ou qualquer razão plausível e legal – ou julgar que um colaborador não se encaixa com a imagem que a sua empresa gostaria de passar para clientes e investidores, só é preciso pedir para a terceirizada trocar. Assim você terá um trabalhador com o perfil perfeito para a sua empresa e o colaborador que foi substituído só será transferido para outra empresa, ao invés de perder completamente seu emprego.
Desta forma, estreitamos o relacionamento com uma comunicação objetiva e transparente, garantindo a qualidade dos serviços prestados.
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