Se vamos falar de males e obstáculos para o desenvolvimento de uma empresa, o primeiro e o principal deles seria a sobrecarga de trabalho, tanto dos colaboradores, quanto do próprio gestor.
Apesar de ser um caso que ocorre com muita frequência e já ser visto como algo comum e como “consequência” do trabalho, é um acontecimento que pode provocar desmotivação e efeitos negativos em todo andamento da empresa.
Dito isso, você deve identificar os motivos que fazem com que você e seus colaboradores se sintam tão estressados e sobrecarregados no período de trabalho. Só assim todos os seus esforços e dedicação em fazer sua empresa crescer não serão em vão.
Existem diversos motivos para a sobrecarga no trabalho.
São elas: excesso de comunicação, mesmo a comunicação sendo essencial para o bom desenvolvimento da empresa e dos colaboradores, a sobrecarga de informações a todo instante pode ser demais para os seus colegas de trabalho; falta de organização; contratações sem um treinamento apropriado; entre outros motivos.
Um dos principais e mais comuns, é a microgestão feita de forma errada! Ou seja, centralizar, e não delegar; supervisionar insistentemente, e não dar espaço aos colaboradores; e cobrar resultados sem dar o tempo necessário para a execução das tarefas.
Esse problema está intimamente ligado com a gestão má feita de colaboradores, como já mencionamos em nosso texto “7 coisas que devemos evitar na gestão dos colaboradores”. Sinta-se livre para ler nosso artigo para se aprofundar sobre o assunto.
Aqui daremos algumas soluções para evitar a sobrecarga e o estresse, e garantir a evolução do seu negócio.
Fluxograma
O fluxograma é uma espécie de infográfico composto por formas geométricas e linhas que contribui para a distribuição correta das atividades e, consequentemente, para a diminuição da sobrecarga de trabalho da equipe.
O fluxograma organiza a sequência das atividades, conectando umas às outras para que todos da equipe reconheçam o próprio fluxo de trabalho e dos seus colegas.
Adotar esse método de organização para a sua gestão traz alguns benefícios, tais como:
- Mostra o passo a passo necessário para a realização do trabalho;
- Cria normas padrão para a execução dos processos;
- Demonstra a sequência e a interação entre as atividades;
- Ajuda a encontrar falhas no processo;
- Ajuda como fonte de informação para análise crítica;
- Facilita a consulta em caso de dúvidas sobre o processo;
- Evita tarefas desnecessárias, diminuindo a sobrecarga de trabalho e aumentando a produtividade da equipe.
Além de tudo isso, as tomadas de decisões são feitas mais rapidamente e aumenta a união entre todos os setores da sua empresa, com o adicional de que as atividades são feitas com muito mais qualidade.
Tecnologia
Muitos gestores já usam a tecnologia não apenas para melhorar o relacionamento com clientes ou aumentar as vendas, mas também para otimizar os processos internos de suas empresas, diminuindo e até eliminando a sobrecarga de trabalho.
A tecnologia também facilita na hora de integrar todos os setores da empresa e aumentar o nível de comunicação entre eles, garantindo que todos os dados estejam corretos e acessíveis a todos os colaboradores.
Softwares de gestão são os ideais para esse tipo de serviço. Alguns gestores optam por otimizar os e-mails e enviá-los para os colaboradores com instruções e processos, mas esse método demanda muito tempo, além de dar a sensação aos colaboradores de que eles devem responder a todos os e-mails e de que todos os trabalhos enviados são emergências.
Com software de gestão, esse problema é solucionado, podendo organizar as atividades pelo nível de prioridade. Também seus colaboradores não irão se sobrecarregar com um monte de informação jogada em um e-mail e poderão se concentrar em uma tarefa de cada vez, abrindo os detalhes de um serviço só quando tiverem terminado outro.
Existem também sistemas para reuniões e videoconferências; de atendimento ao cliente; de comunicação entre setores, colegas de trabalho, fornecedores e parceiros; entre outros. Tudo para otimizar seus processos e manter a qualidade do serviço.
Ambiente de trabalho limpo
Como já mencionamos em nossos textos “Conheça os 5 desafios na limpeza do ambiente de trabalho” e “7 Sinais De Que Você Precisa De Ajuda Na Gestão”, a limpeza no ambiente de trabalho é um assunto de extrema importância para retenção de seus colaboradores.
A limpeza do local de trabalho se faz necessária por diversos aspectos: melhorar a sintonia do clima organizacional e preservar a saúde dos funcionários são dois deles. Sem contar que um local organizado garante um aspecto bem melhor para qualquer empresa.
O ambiente de trabalho sujo e desorganizado é desestimulante. Só de pensar em ter que revirar uma pilha de papel para encontrar ao menos uma caneta pode acabar com a vontade de uma pessoa em instantes, e mesmo que ela persista na tarefa árdua, o processo vai ser muito estressante e o colaborador vai acabar ficando com a sensação de desgaste pelo resto do período de trabalho, senão pelo resto do dia.
Ter um ambiente de trabalho adequado, não apenas deixa seu colaborador mais confortável, como também aumenta a produtividade.
Verdade seja dita, um ambiente limpo irá te ajudar, principalmente, a manter seus colaboradores na sua empresa.
Ninguém quer permanecer em um ambiente sujo. Se a limpeza deixar a desejar, isso passa a imagem para os próprios colaboradores de que algo na gestão não está funcionando e eles vão se sentir tentados a procurar um lugar mais estimulante para trabalhar.
Terceirização
A terceirização de serviços já foi mencionada muitas vezes por nós, e você já deve ter ouvido sobre ela por outras pessoas também. A verdade é que a terceirização é o jeito mais rápido de se “desafogar” um pouco das responsabilidades da gestão.
O primeiro motivo, é que a terceirização de serviços é sinônimo de certeza que você poderá manter o foco em seu core business, ou seja, nas suas atividades principais dentro da empresa.
Você não precisará mais se preocupar com a gestão da equipe de limpeza, atendentes, secretários, ou com outros colaboradores que não sejam aqueles que desenvolvem atividades relacionadas diretamente ao seu negócio. Dessa forma, é possível direcionar esforços, conhecimento e energia para a aperfeiçoar a gestão, atingir os objetivos e conquistar os resultados planejados.
Outro benefício é poder contar com equipes já especializadas, treinadas e com conhecimentos técnicos específicos, o que cortará o gasto de tempo com o treinamento desses funcionários e ainda assim o serviço será executado com máxima qualidade.
Também economizará seu tempo com a contratação e demissão de funcionários, além dos custos da terceirização serem bem mais em conta.
Além disso, seus custos e preocupação com manutenção de equipamentos será minimizado, já que as empresas terceirizadoras investem muito na aquisição de equipamentos de primeira linha e são responsáveis pela manutenção dos mesmos.
Entre os modelos mais tradicionais de serviços terceirizado estão os de limpeza, recepção, manutenção predial e portaria. Você não precisa terceirizar todas essas tarefas. Se preferir, basta escolher uma dessas modalidades e muita da sua sobrecarga de trabalho vai diminuir, com o adicional dos seus serviços sendo otimizados.
Se quiser se aprofundar mais sobre a terceirização, fizemos um texto mais completo sobre o tema intitulado “Quais as vantagens da terceirização de serviços de limpeza?”.
Estes foram as 4 soluções que você deveria realmente considerar para “desafogar” um pouco a carga de trabalho. Se gostou deste texto sinta-se livre para assinar nossa newsletter e receber mais conteúdos como este.
