São muitos os deveres que um síndico tem com o seu condomínio. Além da gestão de colaboradores, saber para onde está indo o dinheiro arrecadado, é um passo importante para uma boa administração.
É esmagadora a quantidade de pessoas que desejam reduzir gastos em suas vidas pessoais. E quando falamos sobre reduzir os custos de um condomínio, as preocupações são ainda maiores. Afinal, acarretaria várias mudanças, não apenas para a estrutura e organização do prédio, mas também para as pessoas que vivem nele e confiam em seu síndico.
Porém, antes de começar a fazer grandes loucuras e achar que precisa ter ideias mirabolantes para economizar na manutenção, identifique primeiro quais são os principais (e fixos) gastos prediais.
Calcula-se em média que os gastos fixos no condomínio são:
- De 40% a 50% são destinados às despesas de folha de pagamento, como salários e encargos, em alguns casos podem chegar a 65%;
- 20% a 30% são gastos com consumo de água, luz, gás, telefone, quando avaliamos todos eles juntos;
- Mais ou menos 15% vão para contratos de manutenção (elevadores, bombas, portão, equipamento de segurança, interfone, para-raios, gerador, entre outros);
- Cerca de 10% são destinados às despesas administrativas, bancárias, fundos de reserva e pequenos reparos.
E, é claro, não podemos desconsiderar os gastos a mais com pequenas ou grandes emergências que precisam ser resolvidas de imediato. O síndico deve ter sempre todas essas despesas em mente e estar preparado para complicações que podem acontecer. Se a folha de pagamentos estiver acima de 50% da sua cota, é preciso identificar de onde vem o desperdício e começar a cortar.
Mas como fazer isso sem comprometer a qualidade administrativa do prédio?
Neste texto, separamos 6 dicas que podem te ajudar a diminuir as despesas do condomínio sem perder a qualidade dos serviços.
Gestão participativa!
Convidar os moradores para participarem da gestão do condomínio, para sugerirem ideias e alternativas novas, pode ser uma excelente saída. Além de fazer com que os moradores percebam a importância do assunto, é possível que surja alguma ideia inteligente e eficiente para economia do prédio.
Ademais, ao perceberem a relevância do problema econômico, é provável que eles comecem a prestar mais atenção na inadimplência, que é outro fator que deve ser evitado se quiser economizar.
Explico por quê. O condomínio não pode arrecadar menos do que gasta! Em um condomínio com 10 apartamentos, em um cenário hipotético, a inadimplência de apenas um morador significa a redução de 10% na arrecadação.
É importante que, quando isso acontecer, você como síndico, converse com o residente para saber o motivo do atraso e decidirem juntos como devem proceder, de maneira a ser possível o pagamento sem que o morador tenha que pagar uma taxa extra ou você ter gastos extras com processos judiciais.
Manutenções preventivas!
As manutenções preventivas podem parecer caras e trabalhosas, mas na realidade podem ajudar e muito no orçamento do seu condomínio.
Garantir a manutenção recorrente de para-raios, bomba de água, elevadores, impermeabilização, verificação de vazamentos, e de outros equipamentos necessários, evita que grandes obras aconteçam no futuro. Além de imprevistos e emergências que podem custar grande parte da sua cota orçamentária.
Muitas empresas usam a manutenção corretiva, que é apenas utilizada quando algum equipamento quebra ou falha. No entanto, apesar de ser a mais usada, definitivamente não é a melhor, já que o custo da manutenção corretiva acaba sendo muito maior.
A Citisystems, empresa de automação industrial, publicou um estudo realizado com o objetivo de calcular a diferença de custo entre as manutenções corretivas e preventivas. O resultado obtido foi que o custo necessário para o conserto quando uma ferramenta quebra, dependendo da ferramenta, é claro, seria de, por volta de R$ 2.000,00. Caso houvesse uma manutenção preventiva em tal ferramenta, o custo seria de cerca de R$ 400,00.
Não deixe para depois! Se o interfone estiver com um barulhinho estranho chame a manutenção, vai evitar uma grande dor de cabeça depois.
Faça um orçamento
O síndico precisa ser responsável e ter controle de todos os gastos. Incluindo de gastos imprevistos e ter consciência do saldo disponível para resolver esses problemas.
Sem um orçamento planejado, é muito difícil e completamente ineficaz planejar ações para economizar, já que assim é difícil determinar quais são as prioridades e prever situações negativas na manutenção do local.
É normal que, quando um imprevisto acontece, os síndicos aumentem a taxa da mensalidade para cobrir os gastos, o que acaba causando desconforto e um tanto de revolta nos moradores. Com um orçamento planejado, feito e gerenciado corretamente, essa situação pode ser evitada, possibilitando que o síndico reduza custos e busque previamente soluções que não seja a oneração dos residentes.
Basicamente, planejar o orçamento é essencial para quem quer reduzir os gastos e ainda economizar um pouco para eventuais emergências.
Economia de energia e água
Quantas vezes já se deparou com uma sala, gabinete ou corredor, com as luzes acesas e sem ninguém lá? É um cenário mais comum do que imagina e aumenta consideravelmente a custo da energia no final do mês.
Instalar sistemas de sensores de presença pode ser uma solução para esse problema. O sensor detecta o movimento de pessoas e liga as lâmpadas somente quando e enquanto elas permanecerem no local, desligando-as automaticamente quando o ambiente estiver vazio. Você pode instruir os funcionários para sempre apagarem as luzes do ambiente quando não estiverem sendo utilizados, mas os sensores acabam sendo mais confiáveis.
Tente investir em lâmpadas de LED também que são 80% mais econômicas que as comuns e otimizar os elevadores para que funcionem de maneira inteligente, para que se movam apenas quando forem chamados.
Sobre os elevadores também, avalie qual o contrato mais adequado para o seu condomínio. Contratos de Manutenção que incluem troca de peças são mais adequados para equipamentos antigos. Já elevadores novos, o ideal pode ser um Contrato de Conservação, sem reposição de peças.
Em primeiro momento, esse pode ser um investimento um pouco alto, mas de quatro a seis meses os resultados começarão a aparecer.
A economia de água também é uma questão importante. Em um condomínio com vários moradores, o gasto de água é uma coisa absurda!
Pense em reaproveitar a água da chuva, cobrir as piscinas em épocas e horários de pouco uso e, mais uma vez falamos da manutenção preventiva para evitar vazamentos, que é um dos males que mais vão prejudicar seu orçamento.
Limpeza
Procure instruir os moradores sobre a limpeza do ambiente. Se todos colaborarem e entenderem que um ambiente limpo não é aquele em há mais momentos de limpeza, mas sim aquele ambiente que as pessoas menos sujam e exige menos, você pode reduzir e muito o custo com produtos de limpeza.
Tenha um limite de custos planejado para compra de material de limpeza e tente ficar dentro dele. Exija que os funcionários usem os produtos de forma consciente, colocando metas semanais para economizar.
Identifique também os residentes que não ajudam e, se for necessário, aplique advertências e multas para quem não sabe seguir as leis do prédio.
Empresa terceirizada
Contratar é uma atividade cara, que exige tempo do síndico tanto para conhecer o novo funcionário, quanto para treiná-lo para as atividades que devem ser exercidas e adaptá-lo ao ritmo do restante dos colaboradores e do prédio.
Demitir, no entanto, também representa gastos adicionais com verbas rescisórias, além do risco de processos trabalhistas.
O gestor ainda deve usar seu tempo para fazer avaliações anuais do quadro de funcionários e das escalas de trabalho. Em média, um prédio pequeno tem seis funcionários: um zelador, um faxineiro e quatro porteiros para manter a portaria 24 horas.
Terceirizar uma empresa para fazer tais serviços, resultaria em uma grande e bem-vinda economia em toda a gestão de colaboradores, tanto em questão de custos quanto do seu tempo como síndico.
Delegar a tarefa de treinar e gerenciar os funcionários seria um grande alívio para a sobrecarga do trabalho. Além disso, contratar uma empresa terceirizada, garante a contratação de profissionais já treinados, instruídos, acostumados uns aos outros na equipe e especializados nos serviços.
Mesmo que não queira trocar toda a equipe do prédio, economizar, pelo menos, na portaria já faria uma grande diferença, já que são necessários 4 porteiros no dia. Isso se o seu prédio tiver apenas uma entrada! Sem contar com às vezes em que o porteiro falta e o zelador deve assumir o papel, fazendo com que ele trabalhe hora extra e encarregue-se de mais funções, fazendo você gastar ainda mais do orçamento do seu prédio.
A opção da portaria virtual seria excelente nesse caso. Essa opção substitui o tradicional porteiro presencial por um novo sistema de segurança, sendo controlado por uma pessoa que monitora o movimento de seu prédio a distância.
Através de câmeras de segurança, sistema de identificação de moradores e conexão à internet, um funcionário monitora seu condomínio da central da empresa que fornece o serviço de Portaria Virtual. Para saber mais sobre esse sistema econômico que cada vez mais está sendo considerado, veja nosso texto em que nos aprofundamos no assunto: O que é portaria virtual e suas vantagens.
