Administrar contratos \u00e9 algo muito comum no cotidiano das empresas, mas nem sempre \u00e9 f\u00e1cil e descomplicado. Se n\u00e3o forem geridos de maneira eficiente, pode haver impactos negativos na rentabilidade do neg\u00f3cio. Entretanto, a gest\u00e3o de contratos eficaz tem se mostrado determinante para o sucesso da organiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n
Ao longo deste artigo abordamos o assunto sob prisma duplo: por um lado, a manuten\u00e7\u00e3o e avalia\u00e7\u00e3o de contratos de servi\u00e7os prestados \u2014 por exemplo, na terceiriza\u00e7\u00e3o de facilities \u2014\u00a0e, por outro, o que deve ser feito para evitar o cancelamento (churn) de um contrato. Boa leitura!<\/p>\n
Realizar a gest\u00e3o de contratos \u00e9 uma atividade imensamente ben\u00e9fica para a empresa. Essa conduta pode proporcionar, entre outras vantagens, a otimiza\u00e7\u00e3o do tempo e\u00a0a\u00a0redu\u00e7\u00e3o de custos<\/a>. Al\u00e9m disso, uma boa gest\u00e3o fornece maior\u00a0prote\u00e7\u00e3o legal e\u00a0ajuda a promover a integra\u00e7\u00e3o e a gest\u00e3o das informa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n Para que isso se consolide, \u00e9 essencial observar atentamente as etapas de avalia\u00e7\u00e3o e manuten\u00e7\u00e3o dos contatos.\u00a0Pensando nisso, apresentamos, a seguir, as 6 melhores pr\u00e1ticas para um trabalho de qualidade. Confira:<\/p>\n Essa \u00e9 uma etapa\u00a0avaliativa. Deve-se priorizar uma avalia\u00e7\u00e3o profunda e acurada das condi\u00e7\u00f5es em que os contratos se encontram. Portanto, identifique e registre quais documentos ainda est\u00e3o vigentes, aqueles que est\u00e3o sendo negociados e os que j\u00e1 foram\u00a0encerrados.<\/p>\n A partir desse ponto, \u00e9 preciso estabelecer as regras e as opera\u00e7\u00f5es pertinentes para otimizar os\u00a0fluxos de trabalho.<\/p>\n Avaliar e manter os contratos \u2014 inclusive aqueles com a empresa terceirizada \u2014 pode ser um desafio \u00e0 parte. S\u00e3o muitas informa\u00e7\u00f5es, exig\u00eancias t\u00e9cnicas, normas legais, datas, minutas, enfim, diversos\u00a0detalhes que precisam de todo o cuidado.<\/p>\n Tudo isso pode ser facilitado a partir da implanta\u00e7\u00e3o de uma metodologia eficaz para facilitar a gest\u00e3o dos contratos. Se houver um sistema que automatize todos esses procedimentos, tanto melhor.<\/p>\n A aplica\u00e7\u00e3o da metodologia \u00e9, assim, atravessada pela revis\u00e3o de todo o processo de gest\u00e3o de contratos. Dessa forma, ao reconhecimento de falhas e defici\u00eancias, fica\u00a0mais f\u00e1cil para otimizar processos e elaborar solu\u00e7\u00f5es para eventuais problemas.<\/p>\n Uma orienta\u00e7\u00e3o valiosa para aperfei\u00e7oar todos esses procedimentos \u00e9 a implementa\u00e7\u00e3o de um sistema automatizado de gest\u00e3o de contratos.<\/p>\n Isso \u00e9 particularmente relevante, por exemplo, quando se trata de acordos de presta\u00e7\u00e3o de servi\u00e7os com uma terceirizada de facility management. O tempo levado para estabelecer contatos e captar as informa\u00e7\u00f5es necess\u00e1rias pode ser drasticamente reduzido com o uso de um software adequado para essa atividade\u00a0\u2014 o que, consequentemente, confere maior agilidade na execu\u00e7\u00e3o das atividades.<\/p>\n Para tomar\u00a0as decis\u00f5es de forma mais acertada, aproveite a ferramenta de gest\u00e3o e\u00a0prepare relat\u00f3rios completos sobre as situa\u00e7\u00f5es dos contratos. Desse modo, voc\u00ea ser\u00e1 capaz de compreender quais os reais efeitos e resultados que eles t\u00eam alcan\u00e7ado e quais os impactos na sa\u00fade financeira da companhia.<\/p>\n Para que um contrato possa ajudar a sua empresa a ser mais lucrativa,\u00a0mais do que apenas avali\u00e1-los e control\u00e1-los, \u00e9 fundamental primar pelos princ\u00edpios da boa administra\u00e7\u00e3o, ancorando-se em ferramentas capazes de contribuir para a obten\u00e7\u00e3o de maiores n\u00edveis de receita.<\/p>\n Para assegurar a manuten\u00e7\u00e3o do contrato firmado com a terceirizada, \u00e9\u00a0recomend\u00e1vel designar um profissional de confian\u00e7a (ou um grupo de colaboradores) como respons\u00e1vel direto pela gest\u00e3o de contratos. Selecione funcion\u00e1rios\u00a0capacitados para lidar com todas as min\u00facias e com o n\u00edvel de detalhe que a tarefa exige.<\/p>\n Uma das informa\u00e7\u00f5es mais importantes com a qual voc\u00ea vai lidar na administra\u00e7\u00e3o do seu neg\u00f3cio \u00e9 o churn, ou seja, a taxa de cancelamentos por parte dos\u00a0clientes. Isso se aplica igualmente aos contratos de presta\u00e7\u00e3o de servi\u00e7os que voc\u00ea estabelece com outras empresas.<\/p>\n Para evitar cancelamentos indesejados, considere os seguintes elementos.<\/p>\n O SLA \u2014 Service Level Agreement \u2014 nada mais \u00e9 do que o acordo de n\u00edvel de servi\u00e7o estabelecido entre a terceirizada\u00a0e a sua empresa. \u00c9 nesse documento em que estar\u00e3o especificados, de forma pass\u00edvel de m\u00e9trica<\/a>, os servi\u00e7os a serem prestados.<\/p>\n Antes de qualquer coisa, procure ser bem cuidadoso na defini\u00e7\u00e3o dos SLAs, delimitando minuciosamente o grau de excel\u00eancia e o desempenho que a empresa contratada<\/a> deve oferecer.<\/p>\n Com um contrato bem definido e com o SLA corretamente delimitado, \u00e9 imprescind\u00edvel realizar an\u00e1lises sobre a qualidade dos servi\u00e7os prestados, de modo a identificar se eles est\u00e3o atendendo as exig\u00eancias ou se mudan\u00e7as ser\u00e3o necess\u00e1rias\u00a0para corrigir gargalos e melhorar a qualidade e a agilidade dos processos.<\/p>\n Em algumas ocasi\u00f5es \u2014\u00a0sobretudo em contratos a longo prazo \u2014,\u00a0os pre\u00e7os constantes no acordo podem n\u00e3o condizer com a realidade vivida pelas empresas. E isso acontece\u00a0devido a in\u00fameros fatores, como crises econ\u00f4micas e pol\u00edticas e altera\u00e7\u00f5es sofridas pelo mercado ao longo do tempo.<\/p>\n Nesse caso, vale a pena recalcular os pre\u00e7os para alterar o contrato\u00a0e fazer uma adequa\u00e7\u00e3o proveitosa para as duas partes.<\/p>\n Busque identificar se a prestadora de servi\u00e7os designou uma equipe realmente engajada para alavancar o seu neg\u00f3cio. N\u00e3o se esque\u00e7a, tamb\u00e9m, de estimular seus pr\u00f3prios colaboradores a se dedicarem ao trabalho conjunto. A integra\u00e7\u00e3o entre funcion\u00e1rios internos e externos\u00a0\u00e9 uma boa maneira de engajar as equipes no trabalho.<\/p>\n Um dos principais fatores para evitar cancelamentos de contratos com uma terceirizada<\/a> \u00e9 o fato de que a rela\u00e7\u00e3o de neg\u00f3cios estabelecida entre as partes deve ser frut\u00edfera, gerando valor e bons resultados.<\/p>\n Assim como a empresa terceirizada tem deveres para com a sua companhia, voc\u00ea tamb\u00e9m deve observar uma s\u00e9rie de obriga\u00e7\u00f5es constantes no contrato. Certifique-se de cumpri-los a rigor e sempre nos prazos apropriados.<\/p>\n Para garantir o \u00eaxito dos contratos firmados com a empresa de facility management<\/a>, n\u00e3o se esque\u00e7a de aplicar um bom m\u00e9todo para gest\u00e3o dos contratos. Para isso, \u00e9 preciso contar com especialistas da \u00e1rea e usar a tecnologia a seu favor.\u00a0Desse modo, a preven\u00e7\u00e3o de cancelamento \u00e9 mais eficiente.<\/p>\n1. Identifique a situa\u00e7\u00e3o dos contratos<\/h3>\n
2. Fa\u00e7a adequa\u00e7\u00f5es no processo de gest\u00e3o de contratos<\/h3>\n
3. Adote um modelo de gest\u00e3o de contratos<\/h3>\n
4. Prepare relat\u00f3rios para consultas<\/h3>\n
5. Adiante rendimentos<\/h3>\n
6. Requisi\u00e7\u00e3o de gestores de contrato<\/h3>\n
Dicas de ouro para a administra\u00e7\u00e3o do churn<\/h2>\n
Defini\u00e7\u00e3o de SLAs<\/h3>\n
An\u00e1lise da qualidade dos servi\u00e7os<\/h3>\n
Adequa\u00e7\u00e3o dos pre\u00e7os<\/h3>\n
Engajamento<\/h3>\n
Gera\u00e7\u00e3o de valor<\/h3>\n
Cumprimento das obriga\u00e7\u00f5es de contrato<\/h3>\n
Perman\u00eancia de contratos por meio de gest\u00e3o inteligente<\/h2>\n